1 建筑企業信息化現狀
2001年,建筑業完成增加值6462億元,比上年增長7.4%。全國四級及四級以上建筑企業實現利潤226億元,增長17.6%;稅金總額441億元,增長13.9%。施工工程個數83萬個;施工面積178758萬平方米,比上年增加18616萬平方米;房屋竣工面積82542萬平方米,增加1828萬平方米。[1]
隨著現代工程建設項目規模的不斷擴大,施工技術難度與質量的要求不斷提高,建設領域施工管理的復雜程度和難度也越來越高。為此,各部門和單位需要交互的信息量不斷擴大,信息的交流與傳遞頻度也在增加,相應地對信息管理的要求越來越高。
在施工管理中,目前采取的還是傳統的信息管理方法。信息從它的產生、整理、加工、傳遞到檢索和利用都是基于紙介質進行的。結果,在整個過程中,信息都在以一種較為緩慢的速度在流動。這往往影響到獲取工程信息的及時性和有效性,從而造成項目管理工作中的失誤或貽誤時機。目前許多傳統的施工管理模式在速度、可靠性以及經濟可行性等方面明顯地限制了施工企業在市場經濟激烈的競爭環境中的可持續生存和發展的能力。因此,充分利用飛速發展中的信息技術來改善這種狀況,已經成為施工企業刻不容緩的工作。
目前建筑施工企業中信息化建設已經有了一定的基礎,在北京市的建筑企業中,臺式機、打印機的擁有率為100%,有的企業還有服務器,并組建了局域網,大部分企業擁有自己的互聯網域名;同時也存在著信息化水平低下的情況,絕大多數企業的信息化水平還停留在文字處理、財務管理等辦公自動化階段,局域網的應用也主要停留在信息共享的層面上,生產控制的應用很少。
2 建筑企業信息化建設面臨問題
2.1 內部發展不平衡
這里的內部可以從兩方面來講,一是建筑業內部:建筑業內部各建筑企業在信息化發展不平衡,二是建筑企業內部:不同的分公司、項目部之間的差異也很大,這是企業信息化程度低下的典型表現,其根本原因就是企業的信息交換落后,各單位缺乏交流造成的。
2.2 認識不足,定位不明確
信息系統在企業定位不明確,不少企業將之視為可有可無或僅僅是顯示自己實力的東西,不清楚信息化對自己的企業意義何在,有些企業認為只要使用計算機,使用網絡就可帶來高效率,不考慮管理、業務和技術的配套發展,只是生搬硬套把業務搬上計算機系統。
管理技術是一種工具,它需要能夠被管理者所利用。管理者、管理制度、管理技術這些管理要素必須相匹配,才能成為和諧的管理體系。廣義的管理信息系統作為信息時代的管理技術,其能力要通過其他管理要素體現出來,并為它們所制約;反過來,其他管理要素的內容也要考慮管理技術的特性。這也是為什么企業在實施信息系統時要進行管理制度調整的原因。三者之間任何形式的不均衡,都會成為管理的不和諧因素,就像是三條腿的椅子,無論折了哪一根,椅子都站不穩。我們不能認為管理軟件是萬能良藥,可以解決管理中的一切問題。
2.3 與管理結合性不好
企業信息化,不是簡單地用計算機代替手工勞動,也不是將傳統的管理方式照搬到計算機網絡中,而是借助現代信息技術,引進現代管理理念,對計劃經濟時期形成的、不適應社會主義市場經濟要求的落后經營、僵化組織結構、低效管理流程等,進行全面而深刻的變革。推進企業信息化,很重要的一條就是要與企業的改革、改組、改造和加強管理結合起來。[2]
2.4 領導重視不足
企業信息化不單純是個技術問題,它涉及到企業的方方面面,信息化的過程就是從“人治”向“法治”轉變的過程。企業一把手的高度重視、直接決策、宣傳推動和組織實施,對企業信息化建設至關重要。企業組織框架的重組、流程的再造,就意味著權利和利益的再分配。強化管理和控制,勢必和一些習慣勢力產生碰撞。所有這些,如果沒有企業一把手堅定的信心,并身體力行,是很難推動的。
2.5 忽視規范化、標準化建設
國外先進的企業信息化軟件進入我國后,多在外商獨資企業或中外合資企業應用,原因在于:盡管這些企業也存在個性差異,但作為相同的行業,他們的基本點是相同的,企業管理已形成了一套行之有效的理論和規范。而我們處于兩種體制的交替和探索中,相當一部分企業的管理未走上正軌,管理不規范。在這些情況下,常常放棄商品化軟件而按照企業的現有模式和流程自己開發或合作開發ＭＩＳ軟件,同一種應用軟件在同企業甚至同一企業不同分公司重復開發,造成人力、財力的巨大浪費,并且由于開發技術、人才、管理上的原因,往往使這類軟件難以進一步提高,基于不規范管理技術上的信息化系統,難以幫助企業走上現代化的管理之路,而且可能形成一種負循環。因此,在籌劃信息化系統時,首先應對管理體制和管理方式進行符合現代企業管理思想的改革,使企業運行的每一環節符合規范化、科學化、標準化的要求。
2.6 盲目追求先進性
采用先進的網絡技術,通過智能化的網絡設備及軟件,實現對計算機應用系統的有效控制和管理;除了采用先進的計算機及相關技術手段外,更為重要的是軟件設計所采用的管理模式,應體現企業管理體系的科學性和先進性。系統不僅應充分體現目前先進的計算機硬件及相關技術、現代企業管理理論和技術的發展,同時應該滿足當前企業各個層次、各個環節的管理、核算需求。
滿足用戶需求的技術是最好的技術。單純追求先進性而不把技術建立在自己的實際需求之上的技術沒有任何實際意義,系統成敗的主要因素并不取決于是否采用了最新的計算機硬件、軟件技術及通信技術。采用了先進的設備,但在系統設計時未能提供完善的用戶需求,系統不能很好運行,甚至系統不僅不能解決應用的實際問題而成為企業棄之可惜,用之不能的沉重包袱,這樣的例子并不罕見。
3 對策
3.1 企業信息化是“一把手工程”。
領導重視是信息系統建設成功的首要保證。企業信息管理系統的“一把手原則”已被我國計算機應用各領域的成功經驗所證明,也被普通接受為信息系統建設的首要原則。
企業信息管理系統的建設是一項復雜的系統工程,涉及到計算機技術、網絡技術、符合現代企業管理要求的企業管理技術;企業經營管理的各個環節和各個層次;企業管理方式的變化和流程的調整;與應用企業信息管理系統相適應的機構與崗位的調整、信息公開和規范化管理所導致的管理人員的權限變化。因此,企業信息管理系統系統工程的建設應在總經理的親自主持下,高級管理班子集體研究,基于各自分管專業的知識、經驗和智慧,保持高起點、高標準,從全局上權衡、協調、審定、決策及組織實施。
“一把手原則”不是形式地要求總經理學習計算機的ＡＢＣ,鉆進“天書”堆里;也不是形式地強調“內行領導”,把此重任讓位給幾個計算機專業技術人員,而是正確堅持“一把手原則”,在總經理的統一指揮下,有計劃、有步驟地進行計算機技術、企業管理技術、信息管理系統建設人才等的籌備,同時動員企業的方方面面從各個層次、專業角度圍繞“要計算機做什么”這個主題不斷有所發現,有所創新,在整個企業統一目標,統一步調,上下貫通,順暢銜接,有效調度,默契配合。
3.2 統一認識和意識
第一,建筑企業要認識到實施企業信息化的迫切性。聯想當年考慮上ＥＲＰ項目時,柳傳志曾在公司干部會上大聲宣告:“上ＥＲＰ有可能早死,但不上的話就只有等死!聯想不能死,所以我們必須成功!”[3]到今天,聯想的信息化程度已經達到國外大企業的水平。
第二,建筑企業要認識到實施企業信息化的堅決性。信息化不是可做可不做的事,而是一定要做、一定要做好的事。信息化的過程就是一個規范的過程,一個從人治向法治轉變的過程,過去沒有規章的建立起規章,沒有目標的建立起目標,沒有流程的建立起流程的過程。信息化的過程必定伴隨著組織架構的重組、流程的重新梳理,那必定意味著權利和利益的重新分配,必定會觸動一些人的利益,如果企業沒有堅定的信念和決心,實施信息化根本無從談起。
第三,建筑企業要認識到實施企業信息化并不是萬金油。信息化在根本上只是給企業提供了一種先進的手段。無論是哪一個層面的信息化,一定是先有規章、流程,才有把規章、流程固化下來的信息化。換句話說管理基礎不形成,信息化是空談。
第四,提到企業信息化,多數人會想到電子商務。事實上,企業信息化遠比電子商務復雜,而電子商務僅是指企業營銷環節的信息化。當前,我國的電子商務僅為網上訂貨、網上支付和網絡廣告的簡單組合。真正的企業信息化是使企業整體的信息化和整體競爭力全面提高。從建筑施工的組織計劃到人機料管理,從日常的管理到行政文檔處理,都納入一個完整的信息系統。建筑企業信息化主要包括辦公自動化(ＯＡ系統);業務處理自動化系統。
3.3 加強規范化、標準化建設[4]
中國有句老話,“沒有規矩,不成方圓”,所謂規矩,就是標準,標準化工作必須走在信息化工程項目的前面,至少也要同步,決不能滯后,否則,信息化工程項目的推進將十分困難,也可能造成許多無法彌補的災難性后果。
信息化的標準化還可以促進信息的共享和系統的兼容性。信息化中的標準化主要包括數據/信息標準,技術標準,以及安全標準。
數據/信息標準主要是明確的定義和規定企業信息的標準和采集與應用的規范,此外,還應對企業信息的生命周期以及在其生命周期的每一個階段的管理問題作出規定。一切形式的企業信息,包括印刷品,電子文件等都是企業的一種戰略資源,在其整個生命周期都應該妥善管理。此外,關于企業工作過程的信息,關于信息的信息,以及關于各種應用和技術的信息,也是一種信息資源,應該和企業信息本身一樣按相同的原則制定標準進行管理。在企業總部和各級分公司、項目部,企業管理的業務流,如合同管理、財務管理,文檔管理等,也必須逐漸地走向規范化和標準化,從而使其所伴隨的信息流也趨于標準化和規范化。只有在這樣的基礎之上,建筑企業管理信息系統的各個“要素”才有可能標準化和規范化。
技術標準是對建筑企業信息化過程中所使用的計算機與通訊系統的軟、硬件制定統一的標準,以便于企業內信息的交流和共享。例如操作系統的標準,通訊協議的標準,計算機的標準,服務器的標準,瀏覽器的標準,電子郵件的標準,字處理軟件的標準,以及數據庫的標準等等。技術標準還應包括方法學的標準,軟件工程管理的標準。[NextPage]
3.4 重點解決數據源
對建筑企業而言,項目部(分公司)是建筑企業收集信息的基本單位。如果沒有基本單位的業務流的信息化,企業信息化將成為“無源之水,無本之木”,唯有信息化了的各個基本單位才構成企業信息化的堅實的基礎。
3.5 結合建筑企業自身情況,量力而行,不要盲目追求先進性。[5]
通過推進信息化的建設要使建筑企業普遍使用現代信息技術手段,普遍實施網絡化、數據化管理、運營,優化企業工作流程和資源配置,全面提高企業生產經營和管理水平,提高企業經濟效益和市場競爭力。要達到此目的,必須面對我國企業水平落后、信息化建設起點低的現實,一方面,要加大工作力度,以超常的力量加快企業信息化進程;另一方面,以科學的態度,腳踏實地、扎扎實實的工作,使我國企業在信息化進程上走堅實的路子,從而實現由低起點超前達到信息化至高點的目的。對于國外先進的管理思想,我們也不能一味地生搬硬套,因為其中也有一些是不適合中國國情的。
滿足用戶需求的技術是最好的技術。單純追求先進性而不把技術建立在自己的實際需求之上的技術沒有任何實際意義,系統成敗的主要因素并不取決于是否采用了最新的計算機硬件、軟件技術及通信技術。采用了先進的設備,但在系統設計時未能提供完善的用戶需求,系統不能很好運行,甚至系統不僅不能解決應用的實際問題而成為企業棄之可惜,用之不能的沉重包袱,這樣的例子并不罕見。
3.6 組織保障[6]
有效地推進企業信息化,必須建立分工明確、責任到位的組織體系。這涉及到決策層、技術層、管理層和執行層。
一是決策層。決策層的高度重視與科學決策,是推進企業信息化最重要、最關鍵的前提。企業信息化是提高企業核心競爭力的關鍵,涉及到對企業管理體制的改革、管理流程的再造、管理手段的革新、管理團隊的重組,必須始終得到決策者的高度一致和全力支持。
二是技術層。技術層要從企業的實際出發,借鑒國內與國際同行業或同類企業的成功經驗,堅持“總體規劃、階段實施、不斷完善、逐步升級”的原則,研究制定科學有效的企業信息化建設方案。為此,要堅持技術性能的先進性與適用性相結合,要適應信息技術應用的大趨勢,既從企業實際出發,堅持信息化建設方案的個性化,又要善于將軟件開發、系統集成、運營維護的技術外包。企業只負責核心業務管理,精減人員、提高效率,保持對信息技術應用的先進性和可擴充性。
三是管理層。企業信息化更是企業管理創新的進程,要求企業管理所涉及的各個層面必須積極響應、有效配合。只有充分地認識“信息化是一場深刻的革命”,才能夠堅持高標準、嚴要求,達到以信息化加快企業管理理念、管理團隊、管理方式的創新。
四是執行層。信息化只有通過全體員工的共同參與,才能實現信息的采集、傳輸與共享。因為最原始的財務信息、生產信息、銷售信息、采購信息等都來自于生產經營管理的一線,唯有原始信息采集的準確,才能確保匯總信息的真實可靠,才能提供科學決策的依據。
3.7 資源保障
“資源保障”包括兩方面內容:
一方面是“要錢給錢,要人給人”,沒有硬件上的支持,建筑企業的信息化建設根本無法進行。
另一方面是多數企業容易忽視的———咨詢顧問。一般企業舍得在購買硬件上花錢,但其實今天國外大型企業在信息化方面的投入,花在軟件和服務方面的錢已經遠遠超過了在硬件方面的投入,沒有軟件的硬件等于是一堆廢鐵,而不適應業務要求的軟件也會適得反。請一個好的咨詢顧問,能起到事半功倍的作用。他們可以利用他們的經驗,在其他企業的成功實踐,不僅幫助你設計系統、選取軟件,而且能夠起到你的管理顧問、流程重組顧問的作用,使得我們對國外一些已經固化的先進管理思想能夠跨越式吸收。
4 具體實施辦法
在建筑企業開始具體實施信息化前,有一個原則應該掌握:自上而下規劃,自下而上開發。規劃決定了信息流的種類、數量和方向,而當進入開發階段后,必須首先解決數據源的問題。
4.1 診斷
首先企業需要權威公司對企業的管理進行“診斷”。找出瓶頸,作為信息化建設的切入點。對企業組織進行“簡化”,精簡那些在企業增值鏈中起抵消作用的部門。
在進行信息化建設的過程中,使企業的各個環節科學化。目前企業的業務流程多為傳統方式,信息共享程度較低、傳遞速度較慢、對信息的再加工能力和處理的深度與企業的要求和計算機處理的能力差距較大。故在系統設計時要超越基于手工方式的業務,抽象出業務中的管理思想和規律性的東西,并在企業業務流程重組的過程中使其更符合現代管理技術的要求。
如何選擇合適的咨詢公司?一個既有超前意識又具有實際操作性的信息化規劃,對于一家迫切實現信息化的企業來說非常重要,所以企業在選擇咨詢合作伙伴時需要謹慎地甄別。建筑企業選擇有建筑管理背景的咨詢公司,首先要考慮的是該公司的綜合實力(包括專業能力、商譽、規模等);其次是為自己進行管理咨詢的顧問負責人的能力。一個好的顧問能給企業帶來非常有價值的方案,也能為企業控制項目的風險。相反,一個能力不強的顧問可能會給企業帶來風險或增加成本。
還有很重要的一點:即被選擇的咨詢公司必須有幫助企業搞好信息化工作的誠意。誠意是從雙方不斷的交流中感受出來的,可以從與項目負責人的接觸中覺察出他們是否比較務實。當然除了這些以外,還要看咨詢公司以往的基本業績。
4.2 企業內部調整
針對診斷的結果,企業相應的進行調整,包括業務流程、組織機構、管理制度、管理人員等方面。尤其是業務流程重組可能會涉及公司的戰略取向和管理風格,必須“一把手”了解、拍板。
4.3 軟件開發
在軟件開發過程中,不要期望所有子系統同時開發完畢,這樣只能增大推廣的難度。
4.4 硬件購置
4.5 建立信息化管理制度
信息系統的應用增強了企業的決策能力和管理力度,但同時企業的運行對信息系統有很大的依賴性,作為商業機密的企業各種數據安全與否關系到企業的存亡,因此,信息系統必須設立嚴格的管理制度,包括嚴格的權限管理,無關人員無權查看、改動數據;有效的技術手段和管理措施防止計算機病毒對系統的侵害;嚴格而有效的措施防止數據被非法竊取,合理的備份策略以利于系統受到侵害時的恢復;完備的系統文檔管理以利于系統的改進。
4.6 培訓
培訓要貫穿企業信息化系統實施的始終。企業信息化系統實施中最難處理也是最關鍵的地方就是人。這個人要分企業的最高領導,也就是“一把手”,各個業務部門的關鍵人員,也就是業務骨干和部門經理,然后是真正使用系統的人,即最終用戶。在實施的前期工作中要對企業高層領導和部門經理、業務骨干作企業信息化的培訓,讓他們理解企業信息化的深刻內涵,認識到企業信息化的應用是信息技術人員和管理人員的共同合作,認識到決策者在實施過程中的重要作用。在實施的準備及模擬運行過程中要進行軟件產品培訓、硬件及系統員培訓、程序員培訓,這部分主要是由企業信息部門或第三方,及軟件供應商或咨詢顧問對主要業務骨干進行應用培訓。在進入以后的切換運行至新系統正式運行時建議由已對系統熟悉的培訓過的業務骨干人員對為數較多的業務骨干做操作上的培訓。
4.7 使用并不斷完善
5 展望
如果說建筑企業內部基本單位的信息系統建設解決的是企業自身信息源的問題,那么企業信息化建設解決的是建筑業行業乃至國家信息化建設的信息源。唯有信息化了的各個信息源才構成國家信息化的堅實的基礎,也唯有信息化了的各個信息源才使得電子商務變成可能。
隨著Ｗｅｂ技術的成熟、ＡＳＰ的快速普及,在不遠的將來,政府、企業將會在網上進行大規模采購、進行在線商務活動等,形成重要的經濟現象。我們的建筑工程企業面對全球化經濟模式,應積極進行企業信息化建設,結合企業的業務管理系統,收集并建立企業的資源數據庫,全面提高自身的管理水平,為迎接國際最強競爭對手的挑戰、為迎接真正的電子商務時代作好充分的準備。
：鞏經理
：13915946763
：南京塞姆泵業有限公司
