近年來不少企業紛紛上馬HR系統，實現人事管理的電子化，以提高效率，降低成本。盡管企業給予高度重視，但國內HR系統項目實施成功的案例卻寥寥無幾，失敗案例往往被有意遮蓋起來，對于失敗的原因更是很少有人提起。即使提及，也會從企業管理水平太差、中國國情不適合等方面加以解釋。當然，更少不了批評HR軟件或廠家的言語。
不可否認，的確存在著這些原因。那么除了這些因素之外，是否還有其他更為重要的因素？
IT技術是目前"注意力"的焦點，這一點不可否認，畢竟沒有技術對于HR系統來說就是紙上談兵。實際上，HR系統充其量只能是一種管理工具，是為企業管理者提供了一種技術手段，企業管理者可以藉由系統達到貫徹其經營管理思想的目的。
所以，HR系統項目成功的關鍵因素在于實施，而不在于技術。而談到實施，有完整的項目管理方案和流程顯得尤為重要。
項目管理即圍繞整個HR系統項目的全過程，對項目的立項授權、需求分析、軟硬件的評估選擇，以及系統的實施進行全面管理和控制。一個典型的HR系統項目管理通常包括：確定項目經理、項目準備、項目計劃、項目執行、項目評估及更新、項目完成、HR項目的推廣及HR日常運行八項主要內容。
一、確定項目經理
項目經理是一個項目的靈魂，在保證該項目按照既定的目標建設起著至關重要的作用。一個成功的項目經理應具備領導者的才能、溝通者的技巧、推動者的激情。
首先，項目經理應對承接項目所涉及的專業有全面了解。第二，項目經理要有一定的財務知識，這不僅是定期向總部匯報的需要，而且應隨時找出潛在的利潤及潛在的風險，同時要想方設法將風險轉變成利潤。第三，項目經理應對按合同完成項目有信心，并在實際工作中做到言行一致，并及時與項目中各專業人員、業主等進行溝通、交流，協調好各方關系。
二、項目準備
項目開始階段主要針對HR系統項目的需求、范圍和可行性進行分析、確定試點工程、制定項目的總體安排計劃，包括以下內容：
1、 五個要明確的問題：
第一，明確企業信息化的目的，此外還要從全局觀點來說明信息化投資能為企業創造價值，對股東、對客戶、對管理層都是有利的，員工也能從中得到好處，只有這樣才可讓相關人員欣然接受，為項目的成功創造良好的人文環境。
第二，要解決的問題是"做什么"，應根據企業自身特點決定，如優勢和劣勢、業務發展方向、業務流程、怎樣投資對企業最有利等來選擇和確定，絕不能隨波逐流。
第三，要解決的問題是什么時候做。做HR系統項目要有一個明確的時間表，需要找準最佳時間點以使信息化最大程度地保護現有投資，把投資最有效率地用出去。
第四，要考慮的問題是怎么做。項目將涉及到實施、步驟、方案、基礎設施建設和人才，在項目開始之前往往存在許多不確定的因素，也許會一直持續到整個項目結束，勢必要求我們在做項目之初就要清楚如何去做。如果做項目之前不能做到心中有數就會使項目充滿風險。
第五，要考慮的問題是由誰來做。一個項目的成功與否都是由人來決定，因此做項目之初就要選好最佳的項目組成員，明確此項目的實施究竟需要哪些類型的成員參與，最終有哪些成員來做。
2、 確定試點工程，為了確保項目順利進行，需要精心選定試點工程，通過實施試點積累經驗，然后推廣。
3、 項目授權，由企業與咨詢公司簽訂合同，明確雙方職責，并由企業根據項目需要對咨詢公司進行項目管理的授權。
三、項目計劃
項目計劃階段是HR系統項目進入實施啟動階段，主要進行的工作包括：項目調研、制定項目實施計劃及方案等：
1、 項目調研：對企業進行業務調查和需求訪談，據此制定系統定義備忘錄，明確用戶現狀、需求和系統實施的詳細范圍。
2、 制定項目計劃：在調研基礎上制定項目總計劃，并將其分解，形成若干個詳細的項目計劃。
時間計劃：在確定詳細項目范圍、定義遞交工作成果和明確預計的主要風險的基礎上，根據系統實施的總體計劃，編制詳細的實施時間安排。
人力資源計劃：確定實施過程中的人員安排，包括具體的實施咨詢公司的咨詢人員和企業方的關鍵業務人員；對用戶方參與實施的關鍵人員，需要對其日常工作做出安排，以確保對實施項目的時間投入。
3、 制定實施方案：企業與咨詢公司討論確定系統實施過程中和實施結束時需要遞交的工作成果，包括相關的實施文檔和最終上線運行的系統。
四、項目執行
項目執行階段是實施過程中歷時最長的一個階段，在項目執行階段進行的項目管理內容包括：
1、 實施計劃的執行：根據預定的實施計劃開展日常工作，及時解決實施過程中出現的各種人力資源、部門協調、人員溝通、技術支持等問題。
2、 管理規范化和資料規范化：HR系統有助于企業從經驗管理到科學管理的轉變，而科學管理的前提是管理的規范化和資料的規范化。缺少規范化，HR系統將建立在流沙之上，不可能成功。
3、 軟件安裝調試：在一定的硬件和網絡條件下，進行軟件安裝調試。
4、 應用培訓：可以分為三個層次，一是對管理層的培訓，包括公司總裁、部門經理等，培訓內容包括HR基本理論、BPR基本理論等，在HR軟件如何滿足企業管理需要方面達成共識；二是對關鍵用戶的培訓，包括財務、業務、人事等部門人員，培訓內容主要是軟件的使用等；三是對企業項目組成員的培訓，包括項目實施方法、計算機知識、管理理論等知識。
5、 系統設置：根據企業管理需要，結合軟件功能進行靈活設置，使軟件能更好地配合企業的業務。系統設置的過程是管理咨詢工作結果的體現，是管理規范化和資料規范化的體現。應該在軟件廠商／管理咨詢公司的幫助下，在外部專家的指導下，由企業內熟悉業務和計算機應用的骨干人員完成。
6、 系統試運行：新系統開始試驗性運行時，要注意新系統的工作結果是否正確，運行是否可靠穩定，并在試運行過程中逐步完善系統功能。
7、 項目進度匯報：以項目進度報告的形式定期向實施項目的所有人員通報進展情況、已經開展的工作和需要進一步解決的問題。
8、 項目總結會議：召開由企業的項目領導、各業務部門的領導以及實施咨詢人員參加的項目實施例會，協調解決實施過程中出現的各種問題。
9、 實施文檔：對實施過程進行全面文檔記錄和管理，對重要的文檔報送項目實施領導委員會和所有相關的實施人員，這里應該包含項目計劃書、實施方案、實施報告、培訓報告、測試報告。
五、項目評估及更新
項目評估及更新階段的核心是項目監控，利用項目管理工具和技術來衡量和更新項目任務。項目評估及更新同樣貫穿于項目的前期需求分析、系統實施和項目驗收三個步驟中。在項目評估及更新階段常用的項目管理工具和技術有：
1、 階段性評估：對項目實施進行階段性評估，小結實施是否按計劃進行并達到所期望的階段性成果。如果出現偏差，研究是否需要更新計劃及資源，同時落實所需的更新措施。[NextPage]
評估的內容：（一）系統運行集成化，這是項目成功在技術解決方案方面最基本的表現。要看是否達到預期設定的應用目標，是否實現集成化應用，是否建立了企業決策完善的數據體系和信息共享機制。
（二）業務流程合理化，這是項目成功在改善管理效率方面的表現。HR應用成功的前提是必須對企業實施業務流程重組，因此項目成功也意味著企業業務處理流程趨于合理化，并實現了企業競爭力得到大幅提升的最終目標。
（三）績效監控動態化，HR系統的應用將為企業提供豐富的管理信息，如何用好這些信息并在企業管理和決策過程中真正起到作用是衡量項目成功的另一個標志。在HR系統完全投入實際運行后，企業應根據管理需要，利用HR系統提供的信息資源設計一套動態監控管理績效變化的報表體系，以期即時反饋和糾正管理中存在的問題。這項工作一般是在HR系統實施完成后由管理咨詢公司咨詢顧問幫助企業設計完成。
（四）管理改善持續化，為了衡量企業管理水平的改善程度，可依據咨詢公司提供的企業管理評價指標體系對企業管理水平進行綜合評價。評價過程本身并不是目的，為企業建立一個今后可以不斷進行自我評價和管理不斷改善的機制才是真正目的。
2、 項目階段會議：在項目實施達到重要的階段召開項目階段會議，對上一階段的工作做出小結和評估實施進度及成果，并動員部署下一階段工作。
六、項目完成
此時工作接近尾聲，已取得了項目實施成果。在這一階段的工作有：
1、 階段性評估：對項目實施進行階段性評估，小結實施是否按計劃進行并達到所期望的階段性成果。如果出現偏差，研究是否需要更新計劃及資源，同時落實所需的更新措施。
2、 項目總結：對項目實施過程和實施成果做出回顧和總結，總結在實施過程中的經驗和教訓，并編制總結報告。
3、 項目移交：系統正式運轉及使用，由企業的計算機部門進行日常維護和技術支援。
4、 項目驗收：結合項目最初對系統的期望和目標，對項目實施成果進行驗收。
七、項目推廣
選定試點的成功，為項目的全面推廣奠定了一個扎實基礎。在其基礎上，必須認真總結成功的經驗，吸取其中的教訓，然后逐步推廣。
八、日常運行
一個HR項目的成功驗收不應被看作是企業應用HR工作的結束，實際上這往往只是一個開始，進入正常使用階段，隨著企業管理人員對HR軟件理解的逐步深入，企業的管理業務流程也可以隨著應用的深化而持續優化。
在此階段，要使HR軟件充分發揮作用，需要進行一系列培訓，或由經驗豐富的項目組成員對新老員工進行基本使用培訓，或就一些專題進行內部交流，當然軟件廠商也可以提供必要的高層次培訓和研討。
從長遠出發，要做好項目實施，最重要、最基本還是培養高素質的HR項目管理專業人才，同時加強專業人才隊伍建設，宣傳推廣HR項目管理思想和方法，操作運用HR項目管理技術和工具的基礎工作。
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實施HR系統需要遵循的十大原則
當然，成功HR系統項目不僅需要遵循切實可行的步驟，而且還要在實施過程中貫徹一定原則。
1、 項目的成功實施需要高級管理層的承諾。
實施HR系統時一定要有高級管理層給予項目足夠的重視，企業第一、二把手必須參加項目領導委員會，并參與項目管理，領導項目的實施，對重大的流程改變和業務處理的規范進行評估和決策。部門經理直接參與對項目的成功也具有十分重要的作用，在實施項目時，將每個模塊能否在相關部門實施成功作為對相關部門經理的重要考核指標、并由部門經理參與部門業務流程重組。
2、 建立精干的項目小組。
要組建一支既懂管理又精通軟件的項目小組，要明確管理的改進是實施工作的核心，由最高管理層親自領導，日常工作也要由最高管理層的代表領導，計算機部門在項目中只起提供技術支持和軟件維護的作用。小組成員包括一名高素質的項目經理及一批精通HR軟件的技術人員。
3、 建立項目的表現衡量標準。
項目表現衡量標準的制定依據是項目計劃，通過項目目標和實施策略的具體內容建立項目的期望，作為項目表現衡量標準的基礎和核心。具體的項目表現衡量標準可以包括以下主要的內容：工作范圍和項目具體步驟、基本時間估計和成本預算、工作詳細安排、財務預測和資金計劃、質量要求、項目小組滿意程度、最終用戶滿意程度、企業管理層和出資人滿意程度。當然，還要在項目執行過程中以正式或非正式的渠道收集項目實施的有關信息，觀察項目實際的表現情況，以確定項目實施的實際表現和預先制定的衡量標準之間的差距，從而及時采取必要措施。
4、 進行項目風險管理控制。
評估進行項目風險管理的控制點，HR系統項目的潛在風險包括：軟件風險，如軟件功能風險和軟件選擇風險；實施風險，如項目組織風險、時間和進度控制風險、成本控制風險和實施質量控制風險；轉變風險，管理觀念轉變的風險、組織架構調整的風險、業績考評體系改變的風險等。在項目實施的過程中，針對這部分風險采取專門措施進行風險管理和控制，從而最大程度地降低風險、控制風險。
5、 保證雙方項目小組成員之間交流的暢通無阻。
項目的成功有賴于所有項目目標和項目活動能夠生動形象地得以交流和溝通，項目成本的各個細節都應當清楚、明確、毫不含糊，并確保所有人達成一致意見。項目經理和項目小組還要在項目開始時形象化地描述最終目標，以確保與項目有關的每一個人都能記住。
6、 做信息化應該以業務為中心，遵循效率原則，而不是以概念或技術為中心。
由于項目在時間、物力、人力和經費上都是有限的，所以做項目時必須保證高效。項目經理應讓項目小組成員始終關注項目的目標和截止期限以提高效率，例如建立反饋制度，經常召開總結性會議，制作一些提醒的標志置于項目的場所。
7、 用漸進的方式逐步實現目標。做項目時要分段實施，以點帶面，循序漸進。
如果試圖同時完成所有的項目目標，只會造成重復勞動，既浪費時間又浪費錢。另外還要定期評估以確保整個項目能得以控制。
8、 對項目進行透徹的分析和深入的研究。
多年的經驗表明，如果按照眾所周知記錄在案的業務需求來設計項目的目標，則該項目多半會成功。
9、 建立標準的信息系統開發模型。
這類模型可以保證專業標準和成功的經驗能夠融入項目計劃，不僅保證質量，還可以使重復勞動降到最低程度，節約時間和成本。
10、 項目的實施應當采用市場運作機制。
通常情況下，項目經理必須把自己看作賣主督促自己完成投資方和用戶交付的任務，并時時注意提醒項目小組成員該項目必須滿足的業務需求是什么。
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：南京塞姆泵業有限公司
