基本原則
1、合同檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。
2、合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。
3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。
制定要求
制定該制度的基本要求是要根據(jù)企業(yè)管理的實際情況，規(guī)定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡便實用，也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案，作為合同歸口管理部門的企業(yè)法律顧問室也應(yīng)當(dāng)自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復(fù)印一套材料交法律顧問室。 制作合同檔案的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便于查詢和利用。
管理方法
1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
3、合同管理組要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。
4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門 。主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
7、合同文檔必須專人負(fù)責(zé)管理。
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