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合同檔案管理中應注意的幾個問題

　　鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合檔案管理的實際工作，建議各單位檔案管理部門，在執行機關檔案管理標準的基礎上，把合同檔案作為專門檔案進行管理，并在管理中注意以下幾個方面的問題：

合同檔案管理應著眼于全局

　　有別于普通文書檔案，合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，不可能指望它會像普通文書檔案那樣按時、定期送上門來，稍不留心，就會出現遺漏。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，從而使合同檔案及時、完整地歸檔有了制度保證。在實際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今后可能出現的該合同的各種相關或補充材料留下余地。在提供檔案合同利用時，可以及時主動地提供相關材料上門服務。總而言之，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，進而發揮應有功效，維護當事人的合法權益。

收集應及時

　　這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況，正式合同文本簽字儀式都應到場，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就及時收集歸檔。對于其他相關的合同材料已經履行過程中當事人之間所有有關合同內容的意思表達信件、催告函件等，也應采取隨時收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。

收集范圍應注意全面與準確

　　通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，我們可以知道，人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高很多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關的檔案材料，能夠準確、有力地反映當事人的合法權益。

提供利用應注意規范

　　鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時，除特殊情況時一般不應提供合同文本原件，而是提供復印件，既方便了利用又減少了磨損，同時對合同檔案的查閱也應制度化，對于事關單位機密的合同檔案應采取保密措施，以免泄露單位機密。

檔案管理與業務部門的協作互動

　　要做好檔案合同的管理工作，離不開業務部門的合作與支持。同時，檔案部門也可以發揮主觀能動性，配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協議等及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報督促。還應大力宣傳合同檔案的重要意義與相關的法律知識，加強業務部門的檔案意識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎。