合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式，是企業(yè)在參與社會經(jīng)濟活動中必要的手段和形式。企業(yè)的經(jīng)濟往來及權(quán)利義務(wù)，主要是通過合同形式來進行約定和形成的。合同的存在是企業(yè)保護自身合法權(quán)益的前提和基礎(chǔ)，尤其是合同的管理與分析，是預(yù)見和防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的重要手段。
2012年至2013年上半年，公司的訴訟案件與上一年相比，數(shù)量有所減少，但從個案上來看，案件訴訟標(biāo)的都相對比較大，建設(shè)工程施工合同糾紛占案件總數(shù)的80%以上，這類案件有一個共同點，即工程屬于已竣工已結(jié)算，或是已竣工未結(jié)算的工程，該類案件與與往年出現(xiàn)的工傷糾紛，買賣合同糾紛相比，所涉金額巨大、項目資料不全、事實證據(jù)不足甚至是缺失，訴訟風(fēng)險較大。同時，也暴露出公司在管理制度中存在著一定的漏洞和亟需完善健全的管理監(jiān)管制度。
通過對案件的分析以及發(fā)生該糾紛時對項目的深入了解，產(chǎn)生訴訟的原因主要是由于項目中職責(zé)、權(quán)限混亂。
一、從訴訟中我公司存在的問題主要有幾個方面：
(一) 項目經(jīng)理職權(quán)不明，濫用職權(quán)
項目經(jīng)理是建筑工程項目團隊的領(lǐng)導(dǎo)者，他們所肩負(fù)的責(zé)任就是領(lǐng)導(dǎo)團隊準(zhǔn)時、優(yōu)質(zhì)地完成全部工作。雖為項目的領(lǐng)導(dǎo)者，但并非能包攬一切。從近年的訴訟案件中，可以清晰的看到，存在項目經(jīng)理濫用公司賦予的權(quán)力，私蓋項目公章、任意承諾、給公司造成了一定的經(jīng)濟損失。
(二) 印章的管理制度缺失
對印章的監(jiān)管缺失是導(dǎo)致訴訟的主要原因。在一個企業(yè)中，最重要的是印章。印章是企業(yè)暢通無阻的身份證。從某種意義上講，印章等于公司，印章可以脫離開法定代表人單獨為意思表示，如果失去對印章的有效、安全控制，則會給企業(yè)帶來法律風(fēng)險，對印章的違規(guī)使用，主要表現(xiàn)在以下幾種行為：
1、為別人加蓋公章。在已分包的工程中，出現(xiàn)承包人與第三人簽訂的合同中加蓋了分包人的（即我公司）印章，從法律上來看，加蓋公章視為企業(yè)行為（除非該印章系偽造），若發(fā)生訴訟，企業(yè)不但會被列為被告且應(yīng)承擔(dān)本應(yīng)由承包人承擔(dān)的合同風(fēng)險，產(chǎn)生雙重給付的事實。
2、為自己加蓋公章。這類情況主要指享有公章用印權(quán)的負(fù)責(zé)人以項目資金需要為由，向其他自然人借款，并加蓋公章的行為。
3、別人為公司加蓋公章，這主要指公章沒有得到妥善的保管，公章被其他人第三人在公司不知情的情況下所用，而讓公司來承擔(dān)風(fēng)險。
(三) 內(nèi)部全風(fēng)險承包中對項目及負(fù)責(zé)人的監(jiān)管缺失
內(nèi)部全風(fēng)險承包是建筑行業(yè)存在的老現(xiàn)象，我公司也不例外，因內(nèi)部全風(fēng)險承包引發(fā)的法律糾紛目前已成為公司主要的訴訟類型。在過去的兩年里，因內(nèi)部全風(fēng)險承包產(chǎn)生的訴訟糾紛標(biāo)的金額高達3000多萬元。該類案件的共同點為：
1、項目經(jīng)理濫用權(quán)力，以我公司的名義向第三人借款，擔(dān)保，抵押。2、工程完工后，對后續(xù)的工作處理不善，不僅沒有齊全的竣工資料，更沒有向公司上繳相應(yīng)的檔案等與該項目有關(guān)的檔案。3、工程承包后擅自口頭轉(zhuǎn)讓給第三人。4、公司在簽訂聯(lián)營合同時對承包人提供的抵押擔(dān)保事項沒有通過有效的法律手段來處理，導(dǎo)致后期若出現(xiàn)糾紛該抵押擔(dān)保物無法實現(xiàn)抵押功能。5、項目經(jīng)理挪用工程款做他用或揮霍，拖欠農(nóng)民工工資，材料款6、項目經(jīng)理向他人出具借條、向他人借款，用途不詳。項目經(jīng)理所建工程發(fā)生質(zhì)量等工程問題，去處不詳。7、拒不提供相關(guān)資料。8、公司對聯(lián)營項目的監(jiān)管力度不夠。
(四) 對合同認(rèn)識及重視程度不夠
企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)經(jīng)營管理的一種重要方法是經(jīng)濟手段法律化的形式之一。目前公司存在著以下合同管理的問題：
1、對合同認(rèn)識及重視不夠。合同是企業(yè)之間產(chǎn)生權(quán)利義務(wù)的基礎(chǔ)，是開展生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)的前提。一個建設(shè)項目在總承包合同下，需要簽訂其他購銷、專業(yè)分包、勞務(wù)合同等類型的合同。合同的簽訂決定的是雙方權(quán)利義務(wù)的內(nèi)容，而合同的履行與監(jiān)管，決定了雙方權(quán)利義務(wù)的走向。而現(xiàn)狀往往是將合同流于簽訂的形式，沒有認(rèn)真做到了解合同的內(nèi)容以及簽訂合同所要達到的目的。沒有讓參與施工的人員了解合同的內(nèi)容。合同中對于發(fā)生糾紛或需要協(xié)商的事項往往都做了約定，但由于對合同內(nèi)容的不了解，對合同內(nèi)容不重視，依照工作經(jīng)驗來組織施工并沒有按照合同的約定來進行證據(jù)的收集和整理，導(dǎo)致發(fā)生訴訟糾紛時，提供不出有力的證據(jù)來支持自己的主張，蒙受不白之冤。
2、合同執(zhí)行力度不夠。這里主要是指雙方在合同中約定了有時間限制的異議條款。沒有及時作出答復(fù)，確認(rèn)或提出異議，超過合同約定的確認(rèn)期限而承擔(dān)了不利風(fēng)險。
3、忽視總包合同的細(xì)節(jié)條款，導(dǎo)致在以之基礎(chǔ)上簽訂的其他合同出現(xiàn)前后矛盾。建筑企業(yè)實行的總包、分包、內(nèi)部承包等，也是按照其與建設(shè)方簽訂的工程承包合同所承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)和經(jīng)濟責(zé)任來確定劃分的，其內(nèi)、外合同的關(guān)系不但一脈相承而且標(biāo)的權(quán)責(zé)也高度一致。也就是說，所有內(nèi)部承包的具體內(nèi)容就是企業(yè)對外承包合同所含各項指標(biāo)的分解與落實。特別是分包工程，是否需要告知甲方，經(jīng)甲方同意方可分包，還是合同約定不能分包等等，對總包合同內(nèi)容沒有一定的了解。
4、合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)，未能有效保護公司權(quán)益
合同簽訂主要有四種形式，一是公司自用的合同模板，這是公司合同簽訂的主要形式，相對比較固定，這樣的合同風(fēng)險主要來自于履行階段和后期補充協(xié)議的簽訂。補充協(xié)議也應(yīng)當(dāng)走審核程序，補充協(xié)議的關(guān)鍵性條款可能會改變主合同的目的和性質(zhì)，導(dǎo)致整個合同發(fā)生根本性變化。第二種是雙方協(xié)商一致后共同作出的合同。這類合同由于雙方都沒有可使用的合同模板而雙方進行簡單的協(xié)商后所簽訂的。第三是雙方共同采用國家建設(shè)部制定的合同模板，主要常見于總承包合同中，此類合同標(biāo)的金額大、合同高風(fēng)險比較高，訴訟復(fù)雜，是最主要的風(fēng)險合同之一。須注意對工期、索賠、結(jié)算、違約責(zé)任等條款的約定。最后一種是合同對方提供的合同模板，此類合同的權(quán)利義務(wù)比較不平等，通過加重對方在履約過程中的責(zé)任來達到規(guī)避自身風(fēng)險的目的，主要出現(xiàn)的問題是約定高額違約金，限制對方的權(quán)利加重義務(wù)。
二、健全、完善企業(yè)內(nèi)部管理制度，提高企業(yè)風(fēng)險管理能力，不僅是影響企業(yè)生存發(fā)展的重要因素，也是提高企業(yè)競爭力的重要手段。
(一) 加強對項目的監(jiān)督力度
1、認(rèn)真落實財務(wù)管理制度。加強財務(wù)管理，對財務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員，項目經(jīng)理進行嚴(yán)格管理。健全資金、工程款管理制度，并執(zhí)行到位。加強對賬戶的管理。
2、建立健全監(jiān)督制約機制，采取可行的監(jiān)督檢查方式，加強工程管理做好成本預(yù)控和階段性控制，特別對內(nèi)部全風(fēng)險承包的承包人及其項目，應(yīng)當(dāng)進行及時，有效的監(jiān)督。
3、認(rèn)真落實公司已有制度。
(二) 規(guī)范用印行為，完善印章管理制度
1、建立用印審批制度。印章的使用必須由相應(yīng)權(quán)限的人批準(zhǔn)，同時要對使用登記情況（如臺賬）和被用印文的復(fù)印留存或記錄。目的是對印章的用印行為實現(xiàn)可追溯。特別是項目印章的管理，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浐瓦M行歸檔整理，杜絕未經(jīng)登記私自用印。
2、印章的移交。當(dāng)印章需要移交管理時，應(yīng)當(dāng)作移交記錄，即對移交前后印模，移交人、接收監(jiān)交人及移交時間等做詳細(xì)的記錄。主要防止工程承包完工后因未收回公章或移交不明，發(fā)生糾紛由工程承包人承擔(dān)的法律風(fēng)險。
3、及時收回印章并銷毀。
4、加強印章使用的監(jiān)督。
(三) 加強對內(nèi)部全奉獻承包的項目監(jiān)管
1、建立項目經(jīng)理信用評審機制，可從三個方面進行考察。一是自然狀況：包括年齡、學(xué)歷、從業(yè)經(jīng)歷等。二是清償能力，主要指個人資產(chǎn)。三是金融信用，是否有不良信用記錄，貸款情況等。
2、完善項目經(jīng)理管理制度。（1）對于聯(lián)營項目中的重大合同，需經(jīng)公司審查并備案。（2）發(fā)揮派駐會計的監(jiān)督作用，及時掌握施工成本，進度款與外欠款的動態(tài)，防止發(fā)包方付款后項目經(jīng)理不及時對外結(jié)算。（3）項目部印鑒應(yīng)由公司駐派人員掌握，嚴(yán)格印鑒使用登記制度。（4）項目終止后及時收回或銷毀空白函件。（5）項目部聘用人員名單應(yīng)到公司備案，列出工作職權(quán)，并要求不得越權(quán)簽單。（6）定期與發(fā)包方聯(lián)絡(luò)，復(fù)核工程進度，款項撥付情況。（7）提交完整、齊全的竣工資料。
3、落實風(fēng)險擔(dān)保制度
公司與項目經(jīng)理簽訂聯(lián)營合同時要求提供經(jīng)濟責(zé)任擔(dān)保，提供不動產(chǎn)抵押，并進行抵押公證，確保提供的抵押擔(dān)保物真實、有效。項目經(jīng)理應(yīng)在公司賬上按工程款比例預(yù)留風(fēng)險押金。
4、加強檔案管理，及時提交工程檔案。檔案的移交作為對該項目及項目經(jīng)理的考核標(biāo)準(zhǔn)之一。
四、深入了解合同內(nèi)容，明確合同目的
1、建立項目合同管理機構(gòu)，從體系上保證合同的實施。做好合同交底工作，組織項目部人員學(xué)習(xí)合同文件對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，使大家對合同概況、主要內(nèi)容和合同目標(biāo)有較為深刻的理解；杜絕因?qū)贤瑮l款理解不夠而使企業(yè)經(jīng)營管理利益遭受損失；建立合同檔案：使合同的監(jiān)督、跟蹤和履行正常進行，有利于及時正確地決策，而且在發(fā)生糾紛時能及時地提供有力的證據(jù)；建立報告和行文制度：工程中合同有關(guān)各方的溝通都應(yīng)以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度，這樣才能保證各工程活動有根有據(jù)
2、 及時做好合同跟蹤。通過對施工現(xiàn)場的直接了解得到反映工程實施狀況的信息，分析工程實施狀況與合同文件的差異，如未完成合同責(zé)任、工期拖延、成本超支、質(zhì)量不合要求等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，及時上報。
3、實施有效的合同監(jiān)督。對各種來往信件、請示、簽字指令、會議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制，并記錄在案，及時預(yù)防行為的法律后果。收集、整理、匯總、保存各種工程資料。
在過去的兩年里，因合同問題和項目管理監(jiān)管不力的原因?qū)е鹿境袚?dān)著損失數(shù)千萬元的法律風(fēng)險，建筑是一個高風(fēng)險行業(yè)，只有通過建立健全的管理體系，加強監(jiān)管，源頭控制，才能有效的防止風(fēng)險的出現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展壯大，可持續(xù)發(fā)展提供保障，對推動企業(yè)依法決策、依法經(jīng)營和依法維護自身合法權(quán)益起到積極促進作用。
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