為了保證《上海市志（1978—2010）》編纂的統一性、科學性 ，依據2006年國務院《地方志工作條例》（國務院第467號令）、2001年國務院《出版管理條例》（國務院令第343號）和2008年中國地方志指導小組《地方志書質量規定》等有關規定,結合《上海市志（1978-2010）》編纂工作實際，特制定本規范。
一、書寫形式
第一條用字、用詞須遵循的規定。簡體字以1986年10月10日經國務院批準國家語言文字工作委員會重新發布的《簡化字總表》、異體字以1955年12月22日文化部和中國文字改革委員會聯合發布的《第一批異體字整理表》、異形詞以2001年12月19日教育部和國家語言文字工作委員會發布的《第一批異型詞整理表》為準；不得使用1986年國家宣布已經廢止的1977年發布的《第二次漢字簡化方案（草案）》的“簡化字”或其他不規范的字。通假字、異體字、自造字以及已經淘汰的舊字形、計量單位的舊譯名用字，只有在引文和特殊需要加以注釋的地方使用。
第二條標點符號使用。書寫一律自左向右橫寫。標點符號按1995年國家語言工作委員會和中華人民共和國技術監督局修訂發布的《標點符號用法》(gb/t15834-1995)進行標點。（1）標點符號寫在行內，除破折號、省略號外，其他每一標點符號占一格，但后引號、后書名號、后括號和其他標點符號不可出現在移行的頭一格；前引號、前書名號、前括號不能放在每行的行末，而要加在移行的開頭。（2）特別要注意引號的使用。詞語用引號常常有比喻意和貶義，如“大躍進”、“文化大革命”等，而中共十一屆三中全會、中共十六大、改革開放不加引號。引用整句而且包括冒號的，最后的標點符號放在引號內；不是引用整句，而且無冒號的，最后的標點符號放在引號外。（3）注意使用連接號，“～”浪線連接號用在阿拉伯數字、代表數量的字母之間表示數值范圍的，如“10％～30％”、“10℃～32℃”、“300 km～600km”、“10～50”等，兩個連用的數值之間不能省略單位，如“300公里～500公里”不能寫為“300～500公里”；占一格的一字線“—”是用來連接時間起止的，如“1978—2005年”， 年份起訖也可寫為“1978年—2005年”，但為了全志統一，行文均省略前一“年”字。相同月份時間省略方法同年份，如“2003年1月2—5日”，但不同月的不能省略，如須寫成“2002年1月12日—2月18日”。占一格的一字線“－”還可以表示產品型號，如“tpc－3”。占兩格的一字線“——”是連接地名方位的，如“北京——上海”、“人民廣場——松江大學城”等。（4）分號、逗號、頓號使用。分號表示復句內部并列分句的停頓，如“中華人民共和國行政區域劃分如下：全國分為省、自治區、直轄市；省、自治區分為自治州、縣、自治縣、市；縣、自治縣分為鄉、民族鄉、鎮。”逗號表示一般性停頓，頓號表示并列性停頓，如果并列詞語內部又有并列詞的，則該詞語的前后詞語應使用逗號，如“中共上海市委書記某某，市委副書記、市長某某，中共上海市委常委某某、某某、某某，上海市副市長某某、某某”，“歷任在滬全國人大代表，全國政協常委、委員，中科院院士，中國工程院院士”。（5）書名號只用于書名、篇名、報刊名、文章名、文件名、劇目名等，不用于單位名，如“《人民日報》”，“人民日報社”（不可寫成“《人民日報》社”）。叢書不是書名，不用書名號，如“科學發展觀與和諧社會研究叢書”。（6）破折號（“——”）是行文中解釋說明的語句，如“上海萬國建筑博覽——外灘建筑群”。注意破折號與連接號的區別，連接號“—”占一格，作用是把相關的詞語連成整體[見本條（3）注意使用連接號]。
第三條編次形式。篇、章、節、目一律用漢字標明次第序號 , 如 “第一篇”、“第二章 ”、“ 第三節 ”、“四” ；子目標題加方頭括號（【】），不標次；細目標題用暗目表示（暗目正文不換行，標題抬頭空2格,標題字體字號同正文,后綴句號。）各級標題墨色加重，即電腦鼠標點“b”，如“四、經營”、“銷售”。志書正文中分述標次用(1)(2)(3)……。
二、文體語言
第四條采用述、記、志、傳、圖（含照片）、表、錄、專記等體裁，以志為主。除引文和附錄的文獻資料外，一律使用規范的現代語體文、記述體，除引文和附錄的文獻資料外，不用口頭語、方言、俚語或文言文，也不要文白夾雜。要注意與議論文、教科書、總結報告、文學作品、新聞報道等文體相區別，除文學藝術、旅游等志相關內容外，不抒情、不描寫、不議論。一般使用陳述句，不使用祈使句和疑問句。
第五條行文樸實、嚴謹、簡潔、流暢 。對人物事物的褒貶寓于事實的記述之中。杜絕空話、套話、廢話、浮詞，尤其杜絕宣傳渲染性、廣告性文字。在使用判斷詞和修飾語時，要仔細斟酌，注意分寸，不以偏概全，不言過其實，慎用“國內領先”、“國際水平”、“第一”等類文字，經權威單位評選的須隨之記明“原表述的”評選結果和評選單位。要惜墨如金，刪去無存史價值的文字，包括刪去鋪墊性文字、常規工作活動和一般共性的管理內容，使志書集中反映重大的自然情況，經濟、政治、文化、社會的重要活動，反映國計民生重要的內容。需要反映共性和一般情況的，必須概括簡略。
第六條不使用含混不清或易出現歧義的詞語。如 “上級的指示 ”、 “由于種種原因 ” 、 “多數人的意見”等等。無知識性和常識性錯誤，沒有亂改科學定律、理論概念、政治術語、歷史典籍、名家名言的提法和內涵。
第七條專門術語一定要避免用錯，專業性較強的術語運用時應加以注釋說明。忌用僅在行業內使用的簡稱，如“砼”，應寫成各方面均能看得懂的“鋼筋混凝土”。
三、稱謂名稱
第八條為了表示記述的客觀性，除引文或特殊情況外，志書從第三人稱角度進行記述 ,不用第一人稱或第一人稱代詞，如“我黨”、“我軍”、“ 我市 ”、 “ 本市”、“我集團”、“本校”等第一人稱，須直書本市區劃名稱、實體名稱，如市委、區委、市政府、區政府等。各部委辦廳局在同一類目中首次出現，用全稱，即冠政治實體名、市名、區（縣）名、部委辦廳局名，如“中共上海市委員會辦公廳”、“上海市人民政府外事辦公室”、“政協上海市委員會文史資料委員會”，再次出現用規范通用簡稱，如“市委辦公廳”、“市外事辦公室”、“市政協文史委”。為了避免完全第三人稱敘事的單一，可選用“全”、“內”等詞進行輔助表達，如“全市”、“市內”、“市境”、“境內”、“全集團”、“校內”等。
第九條 記述國家、朝代、政府機構、軍隊、區劃名、職務職稱名、學銜名、機關單位名時，采用歷史稱謂（當時稱謂），在使用時要注意名稱變化及其變化的對應時間。
歷史朝代名稱，一律以新版《辭海》附錄的《中國歷史紀年表》為準。隨記述時間不同， 原則使用當時當地的原名，地名括注今名，如“清朝”不稱“滿清”，“清廷”不稱“清政府”，“國民政府”不稱“***”、“舊政府”。為防止政治性質的混淆，特殊時期部分政治實體須加政治性質判斷：如民國時期，1912～1927年，北洋軍閥統治的政府稱“北洋政府”，軍隊稱北洋政府軍；北伐以前國共合作在廣州建立的政府稱“廣州國民政府”，軍隊稱“北伐軍”；北伐后期汪精衛在武漢建立的政府稱“武漢國民政府”，1927年蔣介石在南京建立的政府稱“國民政府（與武漢國民政府并稱時稱“南京國民政府”）。1927～1937年，***方面稱國民政府、***軍隊、國統區，共產黨方面稱蘇維埃政府、紅軍、蘇區。1937～1945年抗日戰爭中，國民政府遷都重慶仍稱國民政府，軍隊泛稱“***軍隊”，與日偽作戰稱“中國軍隊”，反共高潮時稱“***頑固派軍隊”，統治地區稱“國統區”；共產黨建立的政府稱“邊區政府”、“抗日民主政府”，根據地稱“抗日民主根據地”，軍隊稱“八路軍”、“新四軍”；日偽在南京成立的傀儡政府稱“日***”（包括前期“日偽維新政府”）、“汪***”，軍隊稱“日偽軍”，日軍稱“日本侵華軍”不稱“日寇”（日軍、偽軍合稱“日偽軍”，中間不加頓號），日偽統治區稱“敵占區”；同時出現時，可用“重慶國民政府”以區別“日偽南京政府”、“日偽南京維新政府”、“汪偽南京政府”。1946～1949年解放戰爭中，***方面稱“國民政府”、“***軍隊”、“國統區”，共產黨方面稱解放區、解放區政府、解放軍（1946年9月八路軍、新四軍改稱“中國人民解放軍”）。解放前泛指***黨政軍對人民的政策和統治活動時可稱“***當局”。中華人民共和國成立后，除引文外不稱“新中國”。1949年10月1日解放后，涉臺用語遵照2002年中共中央臺灣工作辦公室、中共中央宣傳部、中共中央對外宣傳辦公室聯合下發的《關于正確使用涉臺宣傳用語的意見》執行，稱臺灣政權為“臺灣當局”，運用1949年以后國外和港臺報刊資料，須將其“中華民國政府”、“國府”等稱謂改為“臺灣當局”。文化教育單位同樣注意表述，臺灣的“清華大學”稱“臺灣清華大學”，“國立臺灣大學”稱“臺灣大學”。原文引錄除外，但需加引號（所謂義）。
1922年12月—1991年12月稱“蘇聯”，不稱“前蘇聯”。
第十條人物的稱謂 , 除引用原文外 , 應直呼其姓名，不冠褒貶 ，不加“先生”、“女士”、“同志”等泛稱。需反映活動者身份的可加職務（職稱）、學銜，如“上海市市長某某”、“復旦大學教授某某”、“科學院院士某某”、“工程院院士某某”、“全國人大代表某某”等，加的身份冠于人名之前，身份須與人物活動內容相關。如出現人物的原職務，“原職務”置機構之后，稱“上海市總工會原主席”，不稱“原上海市總工會主席”。對華僑、海外華人人士以“華僑”、“香港居民”、“澳門居民”、“臺灣同胞”、“外籍華人”的稱呼為準。志書以史實反映人物，不作評價，需評價的，必須轉引權威文件書刊媒體的原文。人物的字、號、別名、曾用名、綽號等 , 必要的可在首次出現時標出 ,此后不必重復使用。
第十一條各種組織、機構、單位、職務、法律法規、文件、會議、公報等專有名稱須用全稱，一般不用簡稱和俗稱。如名稱過長，總述、概述首次出現用全稱，并加括號注明簡稱，其后用簡稱；大事記首次出現用全稱，并加括號注明簡稱，其后用簡稱。大事記中，人物職務未變，一個年度內只具職務名稱一次，再次出現直書人物姓名，換年相同。專篇、專章，以節為單位，首次出現用全稱，并加括號注明簡稱，其余用簡稱。簡稱應概念準確，不易產生歧義。“文化大革命”不稱“文革”。 每一獨立分志、分卷編后記前附“本志全稱簡稱對照表”（仿照《辭海》上海辭書出版社 1989年版第41頁 《常見組織機構名簡稱表》）。
第十二條空間概念表述準確具體，指代明確。地名使用市區縣政府審定的標準地名。歷史地名使用當時名稱，括注志書下限時名稱，如“1920年上海顧家宅公園（今復興公園）”、“清宣統三年（1911年）南洋大學堂（今上海交通大學）”。
跨區域的山脈、河流、湖泊、水庫、公路、鐵路、航線、文物古跡、重大事故、重大事件，其名稱和數據以國家有關部門公布的為準。涉及其他行政區域名稱的，須行政隸屬關系明確。
第十三條譯名準確。外國國名和常見地名、人名、黨派、政權機構、報刊等譯名，以新華通訊社的譯名為準。新華通訊社沒有譯名的，首次使用譯名時括注外文全稱。
第十四條生物、礦物名稱，使用中文標準學名。記述自然資源涉及本地生物名稱的，首次出現時采用二名法（拉丁文詞），括注本地俗名。
四、時間表述
第十五條時間概念表述準確具體。中華人民共和國成立前用歷史紀年括注公元紀年。民國以前用帝王年號紀年、農歷紀日月，括注公元紀年月日，如光緒二十六年二月初二（1900年3月2日）。民國用民國紀年，如“民國25年（1936年）3月8日”。同一帝王年號在同一實寫類目中多次出現，公元紀年只括注首次出現者，余不括注。民國紀年在同一實寫類目中不是一年的括注首次出現的年份，其余年份不括注。民國時期一般用公元紀日、月。中華人民共和國成立后一律用公元紀年，公歷紀日月。公歷世紀、年代、年、月、日和時刻均使用阿拉伯數字書寫，如“20世紀90年代”、“1996年12月31日18時25分36秒”。年份書寫要用全數，如 “1995 年 ”，不能寫成 “95 年 ” 。
“解放前”指1949年10月1日中華人民共和國成立以前，“解放后”指1949年10月日1日中華人民共和國成立以后。“上海解放前”指1949年5月27日以前，“上海解放后”指1949年5月27日以后。
第十六條含有日月簡稱表示事件、節日和其他意義的詞組用漢字。如涉及一月、十一月、十二月，須用間隔號“·”將表示月與日的數字隔開，并加引號，如 “ 一·二八 ”事變、“一二·九”運動等。涉及其他月份時不用間隔號，是否使用引號視事件的知名度而定，如“九一八”事變、“八一三”、五四運動、五一國際勞動節、星期五、農歷正月初九、丁亥年十二月十五日等。
第十七條志書時間要準確具體，不得使用時間代名詞 , 如 “今年 ”、“前年”、“上月 ”等 , 也不要使用 “ 最近 ”、“ 不久以前 ”、“多年來”、“目前”、“現在”、“近年來”“已經”“即將”等模糊時間概念。
第十八條人物部類生卒年代、年齡、任職起訖時間等用阿拉伯數字表述。在括號內注明人物生卒年份可不必加“年”字，如“魯迅（1881－1936）”、“周恩來（1898.3.5－1976.1.8）”，年月日用腳點表示。
五、數字運用與書寫
第十九條志書編寫運用數據，資料首選國家統計部門公布的“正式數”，統計部門沒有的使用相關國家專業部門統計數據，再沒有的可使用社會其他單位的統計數據和社會調查數據。不使用年鑒及其他文獻的“快報數據”。統計口徑和計算方法清楚、準確，不錯用、濫用。統計表格一律說明資料出處。計算國內生產總值、工農業總產值、工業總產值、農業總產值時采用的價格有兩種，即不變價格和現行價格（當年價）。不變價格是指在計算不同時期的工業總產值時所采用的同一時期或同一時點的工業產品出廠價格。用不變價格計算總產值，主要可消除不同時期價格變動的影響，保證計算發展速度時可比。建國以后，我國編制了5次工業產值不變價格，即1949—1957年使用1952年不變價，1957—1970年使用1957年不變價，1971—1980年使用1970年不變價，1981—1990年使用1980年不變價，1991—2003年使用1990年不變價。從2004年起，國家統計局決定不再編制新的不變價格，只計算現行價格的總產值，如在計算工業發展速度時是采用城市調查隊編制的工業品出廠價格指數對現價工業總產值進行緊縮，以消除價格變動的影響，使工業總產值可比。志書相關經濟數據采用現行價、不變價方法的限定，要在《上海市志》的凡例及各分志、分卷的編輯說明中交代清楚，以便整理資料和編纂中掌握。一般順時行文采用現行價（當年價），進行縱向比較采用統一的某某年不變價，并括注清楚，如“（統一為1990年不變價比較）”。相關產值的表格，采用現行價、不變價需交代清楚，如設反映增長率欄，必須換算為統一的現價或統一的不變價再計算出比率。
第二十條數字書寫以1996年6月1日由國家技術監督局批準發布的《中華人民共和國國家標準出版物上數字用法的規定》(gb/t15835-1995)為準。
用阿拉伯數字書寫的包括：（1）公歷世紀、年代、年、月、日、時刻；(2)記數與記量，包括正負整數、分數、小數、百分數、比例等，如53678、－76889、1/4、4.5倍、66.82％、95‰、7:5、17.88萬公里、40克、36.9平方米、217.89億元、48歲、10個月、－18℃、2.67安培等。(3)代號、代碼、編號、序號中的數字，包括部隊代號、文件編號、證件號碼和其他編號等，如滬政辦發[2005]8號文件、77891部隊、21/22次特別快車、isbn7－303－06685－x、hp－3000型電子計算機、90號汽油。
用阿拉伯數字表示或書寫紀年、時間、數值不能斷開或移行，公歷、農歷不可混用，不得寫成“2004年十月二日”。
第二十一條4位和4位以上的阿拉伯數字一律不加三位撇號 , 采用三位分節法 ，如36 877 121。5位數以上，尾數有多個“0”的整數數值一律改為以萬、億作單位，如268 000 公里寫為 26.8萬公里，268 000 000公里寫為2.68億公里。一般情況下不得以十、百、千、十萬、百萬、千萬、十億、百億、千億作單位（千瓦等法定計量單位中的詞頭不在此列），2.68億公里不能寫為2億6800萬公里，也不能寫為2億6千8百萬公里。多位阿拉伯數字書寫不能移行。尾數不是零，或改為億萬為單位影響數據精確的，按原精確數書寫，如3 211 661。凡有小數的數據，一般取小數點后2位（小數點后第三位四舍五入）。
第二十二條數字書寫時用漢字的，包括：（1）數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語、專業名詞、詩詞、古文中的數字或在具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字 , 如一律、十滴水、四書五經、“飛流直下三千尺”、二萬五千里長征、第三世界、四氧化三鐵、“八五”計劃、“十一五”規劃、九三學社、十一屆三中全會、華東六省一市、第一書記、五連二排三班、五花八門、相差十萬八千里等。（2）相鄰的兩個數并列連用表示概數和帶“幾”字的概數，以及約數（用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”），如二三米、三五天、七八十種、十之八九、幾千年、二百幾十次、十余次、三千元左右、一千多件、約三萬噸、三十年上下等，連用的兩個漢字數字間不得用頓號隔開，如不寫為“二、三米”。但一組數字中既有確數，也有約數，為統一，全部使用阿拉伯數字，如“銀行貸款2.6億元，調集技術人員100余人，購進鋼材2000多噸、水泥8萬余噸、鋁材500噸”。（3）數字后不帶量詞的，如“三省”、“五國”、“四大項”等。（4）農歷和清代以前的歷史紀年，如正月十九、辛亥年五月十六、清道光二十一年四月初九。（5）星期幾，如“星期五”等。
第二十三條分數、序數的書寫形式的選擇還需根據相關語言環境。統計數值中的分數用阿拉伯數字，如1∕4，行文中非統計數值的行文分數用漢字，如“四分之一”，但為了全志統一，本志全部使用阿拉伯數字不用漢字書寫分數。十以下序數獨立使用用漢字，如“第五軍”、“第二名”。十以上序數、一組序數或與其他阿拉伯數字連用的序數用阿拉伯數字，如“第138師”、“第1團、第38團、第138團”、“2004年第4期”。版次、卷數、頁碼也統一使用阿拉伯數字，如“《中共中央文件選集》第10卷，中共中央黨校出版社 1985年版，第513頁。”
第二十四條表示數量的增減 , 要注意下列情況：“為 ( 是 ) 過去的兩倍 ”, 即過去為一 , 現在為二 ； “ 增加了兩倍 ”, 即過去為一 , 現在為三 ；“ 翻一番 ”，即過去為一 , 現在為二 ；“ 翻兩番 ”,即 過去為一 , 現在為四；降低到 80%,即 原為 100%, 現為 80%； 降低了80%,即 原為 100%, 現為 20%。不能用 “ 降低 ( 減少 )╳╳倍”的不確切表述（因為降低或減少一倍即原數減去原數等于零）。
數字增長的比較，年度比較的為“比某年增長╳％”，一般不用“同比”或“增長x個百分點”，對增長速度進行比較時用“提高╳個百分點”。
六、量和單位
第二十五條計量單位名稱、符號的運用 , 按1993年國家技術監督局公布的《量和單位》（gb3100-3102-93）國家標準的規定執行。行文中的數量符號、物理量符號及其他符號、代號的書寫應保持前后一致。度量衡單位要按標準的公制使用，除公斤、公里、公頃以外的“公字號”單位均不使用，如原長度單位中的“公尺”、“公分”改用“米”、“厘米”, 不用市“尺”。面積的“1公畝”改成“100平方米”。因“千米 ”可用原稱“公里”，為了全志統一，本志一律用“公里”不用“千米”。質量單位 ( 人民生活和貿易中習慣稱重量 ) 用 “千克”、“克”，由于“千克”也可用原稱“公斤” ，為了全志統一，一律用“公斤”不用“千克”，也不用 市“斤”； 容量中的“公升”用“升”, 不用“立升”、“加侖”；電能單位中的“度” 用“千瓦時”。
物理量值必須用阿拉伯數字書寫，如“50平方米”（不可簡成“平方”）、“100立方米”（不可簡稱“100立方”）、“4公斤”、“200升”、“20℃”等；非物理量值一般用阿拉伯數字，如“5人”、“600個”、“22.6元”、“1000美元”、“20歲”、“60萬冊”等。
第二十六條歷史上的舊計量單位和外國計量單位，如舊制“斗”、“石”、“畝”，英制的“哩”、“碼”、“磅”，日制的“坪”、“町”，俄制的“普特”、“沙繩”，中華人民共和國成立初的舊（老）人民幣（與新人民幣的兌換比為10000：1）等，在引文或敘述當時歷史史實時可以使用，但要作出與今法定計量單位換算的注釋。如與當今法定單位換算有困難，也須作必要說明，如“老畝”每畝絕大多數大于60平方丈。
第二十七條溫度采用攝氏制，不用華氏和列氏制，如歷史記載引文中用華氏、列氏制，照錄時注明相當的攝氏度數。
第二十八條行文中的計量單位用中文而不用字母、符號書寫 , 如用 “克 ”、“ 米 ”, 不寫成 “g”、“m”,但在必須載入的公式中要使用相關字母、符號，如在行文中用“平方米”、“大于”、“水”，在公式里用“m2”、“>;”、“h2o”。
第二十九條引文除外，計量單位名稱往往根據具體情況確定，但志書中的計量單位的名稱使用應統一，如機關單位用“個”，學校、幼兒園、托兒所、醫院等用“所”，公園、體育場館、圖書館、文化館、影劇院等用“座”，病床用“張”，商店、工廠、企業用“家”，汽車、自行車用“輛”，學生、醫生、教師、職工、科技人員用“人”（稱謂在后時用“名”、“位”如10名學生，5位教師）。
七、圖表 照片
第三十條綜合宏觀內容的圖、彩照、黑白照、數據表集中于志首。志首的圖、照、表要照顧志書內容的全面性、時代性和地方特色性。分類分項中微觀內容的黑白串文圖照表與所隨正文內容要吻合。凡入志圖照都要按照出版的要求進行清繪。照片要正片或反轉片。所有照片均要有準確精煉的文字說明，包括時間、地點、事物、活動內容，需要說明的人物的位置及當時職務等。沒有損害人物形象的畫面。照片一頁多幅時，說明文字集中編排，標明序號。全志涉及黨和國家領導人的圖片，必須根據2001年2月22日國家新聞出版署〔2001〕141號《關于嚴格審核期刊封面刊登黨和國家領導人圖片的通知》，嚴格執行送審制度，報市新聞出版局審核提出意見，經中共上海市委宣傳部同意，報國家新聞出版署審批后采用。
第三十一條圖包括地圖和專題圖、示意圖等。含有市界（與外省交界）的地圖應當嚴格按照國家地圖出版社最新出版的地圖繪制，包括物產、資源圖等也須使用市測繪局的底圖繪制，并經市測繪局審定。地圖注明比例尺。圖標題位于圖的上方居中，圖序號以各分志、分卷的章為基本單位流水排圖序于圖左，如 “圖1–2–3”即為某分志或分卷第一編第二章的第3份圖。圖需要注明內容的，在圖的左下角抬頭空2格寫“圖注：……。”
第三十二條表格包括統計表和文字表。表格排在相關正文之后，不要與正文內容脫節。統計表包括綜合統計表和分類統計表。統計表表式一般包括標題（表題）、表體、說明三個部分。表體包括表頭、表項和表框。標題首標時間,次標地域范圍（或行業、單位），再標內容事項。標題（表題）居中排列，左側標明表的序號 ,以分志或分卷的章為基本單位流水排表序， 如 “表1—2—3”即為某分志或分卷第一編第二章的第3份表。表一律不加“附”字。統計數據表須標明計量單位，數據只有一個單位的在表右側上方標明表的計量單位，如 “單位：億元 ”、“單位：萬公里”。如果計量單位2個以上，可加括號直接標在表格的具體項目欄中，如“工資收入”欄為“（萬元）”，“月可供消費金額”欄為“（元）”。欄頭表示表格中各項目類別的名稱，居于表格首列或首行。表示主要項目類別的欄頭一般居于首行（稱為表頭）。表項是表格中縱向或橫向自成系列的一組項目欄，所有表項構成表身。表格內上下欄目內容相同不書寫“同上” 字樣、不標不規范的“2”符號，仍列具體文字或數據。統計表的總計欄統一居于表的下端最后一欄（行）或右端最后一欄（列）。表格中的數據，如均為整數或均為保留兩位小數的以個位數對齊（無須非常精確的，小數可一律四舍五入為兩位小數）；如既有整數又有小數的采用右對齊。部分文字性表格，如“任職表”、“人物表”不標單位。數據性表格一律采用開敞式（開放式）三線表，不加橫欄線和表兩側的“墻線”。統計數據欄中，無統計用“—”表述，有統計未查出用“～”，數值為零用“0”表示。文字表格采用封閉式（縱、橫欄線、“墻線”均有），以保證文字內容的準確框定。表格中數字無特殊的，全部采用阿拉伯數字書寫。年份表項的年份須加“年”字，如“1992年、1995年……”不略寫成“1992、1995……”。根據表格內容，合理地安排為單欄、雙欄或三欄式，以盡可能地少占篇幅。必須轉頁續表的，橫表項和縱表項不能省略，右上角標“〔續表〕”，如再轉頁，上頁續表標“〔續表一〕”，次頁續表標“〔續表二〕”，以此類推。對表格內容需要說明的，可在表格左下方抬頭空2格寫“說明：……。”
八、引文注釋與索引
第三十三條本志是原始資料的重鑄（本志原始資料出處主要通過資料長編解決），盡量少用引文，必須引用時，注明轉引自何書、何文，要以最新版本為準。
第三十四條重要文獻選、輯、錄必須引用原文,并要加引號；轉述大意的內容不加引號。
第三十五條行文中的注釋是對引文、輔文和需要加以說明的專有名詞、特定事物的必要說明。注釋符合學術規范，要素齊備，便于查找原文。引文的使用是為了便于說明問題，增強志書的資料性。注釋形式全志統一。本志注釋采用頁末腳注與正文文內括注相結合：（1）腳注。對整句作注釋，或注釋內容復雜，文字較長，一律采用腳注。首先在需要作注的詞語的右上角標出阿拉伯數字圓號（①②③等），再把要說明或解釋的內容按標注數碼順序寫在當頁最下方 ，并用條界線（注線）與正文分隔（“——————”）。幾處注釋同一出處者合并為一條注釋，如“②③⑨⑩ 《中國風俗辭典》 葉大兵等編著，上海辭書出版社1990年1月第1版第329頁”。（2）括注。用括號緊隨正文需注釋的詞語之后進行注釋，一種括注在該句中間，如“清光緒七年（1881年）水渠竣工，造福一方。”二是括注在該句最后，標點符號要點在括號后面，如“解放前，西雙版納最高領主私莊田共有1.1950萬納（約合200公頃）。” （3）圖、表中的數字、符號或其他內容需要注釋。在標注對象右上角作一星標“※”,注釋的內容可直接寫在該圖、表左下方。如圖、表下已無空隙，可采取腳注處理。同一圖、表中如果有兩個以上地方需要作注，依次采用不同數量的“※”號區分，如“※”、“※※”。
注釋中數字，除古籍需與所據版本一致外，均用阿拉伯數字。
第三十六條引文要直接引原著并忠于原著 ,盡量不轉引。如找不到原著不得不轉引，須注明引自何書何文。使用時要忠于原文，不許擅自改動。發現原文錯字，在原文的錯字后用〔 〕糾正出正字。繁體字要改成簡化字。引用古籍，包括古地名、古人名或使用簡化字容易引起誤解處，可用繁體字并括注簡化字。
引用文獻要根據2005年制定的國家標準《文后參考文獻著錄規則》進行編排：（1）引用文獻如為著作，其著錄格式為：主要責任者、其他責任者、書名、版本、出版地、出版者、出版年、卷號（期號）、頁碼，如“巴巴拉·塔奇曼：《史迪威與美國在華經驗》，上海，商務印書館，1984年版，第724頁。”；（2）引用文書檔案要注明文種、文號、標題，如“國發〔1981〕87號文件《關于加強醫藥管理的決定》”，“上海檔案館市政府檔全宗2689號33頁《關于╳╳╳╳╳的意見》”；（3）引用報紙的著錄格式為原載時間、報名、版次，如“原載1999年8月1日《解放日報》第1版”。
第三十七條實寫分志與各分卷獨立設置主題索引、人物索引、圖表索引。主題索引涵蓋序、凡例以外所有篇章節目正文，人物索引通過人物門類和其他門類以事系人的人物編制，圖表索引根據各門類收錄的圖表編制。主題索引按主題詞首字漢語拼音字母順序排列，人物索引按人名首字筆畫順序排列。完成的索引，主題詞和人名后的阿拉伯數字為所在頁碼。圖表索引參照主題索引方法制作。索引中單位名稱采用規范簡稱。每條索引除篇目外，均為單一主題。主題詞的選擇根據標題或內容，按習慣的通用詞匯提取，如有多種提法可并用。篇名不制作索引詞，章名標題索引用黑體字標示；其后用黑體數字表示該章名所在頁碼；非黑體數字，表示該索引名稱不作為章名而出現在其他內容中所處的頁碼。空一格起排的標引詞為上一主題的附件。
九、文獻選錄
第三十八條志書正文，尤其文獻輯存中選、輯、錄一些重要的文獻，必須如實輯錄，保證文獻的真實和原生態。具體方法兩種，一是全文輯錄保持文獻的原貌，二是刪去非本質核心內容予以節錄。節錄必須保存原文核心部分（句詞不動），刪節部分用刪節號[……]表示，文獻標題下標明“（節錄）”。
第三十九條對歷史檔案,如作必要的文字加工時,統一使用以下符號:系錯字的,可在錯字后用方括號〔 〕標明正字；增補的漏字,用角括號< >;標明；殘缺的文字,能判明字數者，每個字用一個空方格“口”充之,如能準確判明缺字為何字時,將字寫于空方格內；不能判明字數者，注以“上缺”、“下缺”；有疑問的字句 ,在其后注問號(?),以示存疑；原文標題不確切者，重擬或修改者采用腳注說明。
十、統一字詞使用
第四十條 現代漢語部分字詞在使用中常出現不統一情況，為了志書編纂的統一性，須盡可能予以避免。如“截至2005年底”的“截至”表示到的意思，不使用“截止”，“報名日期12月31日截止”表示中止、停止，不使用“截至”。“唯一”與“惟一”統一使用“唯一”。“其他”與“其它”兩種都可以用，為全書統一，本志統一用“其他”。“制定”與“制訂”，法律、決定、規定、制度、章程用“制定”，計劃、規章用“制訂”。指代時間、地點用“其間”不用“期間”。在一部分志、分卷中，同樣含義，盡量用詞統一，如文件的下發、頒發，可統一為“下發”或“頒發”。
十一、書名署名
第四十一條志書封面和護封的書名。上海市志各分志、分卷封面，居中用大號字體上標全志名稱“上海市志”，換行居中標某某志名，如“人民政府分志”或“中國共產黨分志?宣傳卷”，第三行居中用小號字體標“上海市地方志編纂委員會編纂”，下標“╳╳╳出版社出版”。書名統一，不用個人題簽。
第四十二條志書扉頁之后署“上海市志編纂委員會名單”（主任、副主任、委員）、“上海市志編纂人員名單（主編、副主編、總纂、副總纂、執行總纂、執行副總纂等）”。換頁署“上海市志╳╳分志（或╳╳分志╳╳分卷）編纂委員會成員名單”、 “上海市志╳╳分志（或╳╳分志╳╳分卷）編纂人員名單”（主編、副主編、總纂、副總纂、撰稿、編輯、校對、編務等）。換頁署“上海市志╳╳分志（或╳╳分志╳╳分卷）審稿驗收人員名單”。“審稿單位”統一署“上海市地方志辦公室”。編委會成員、志書主編、副主編以及總纂、副總纂等按出版以前任職先后排列，其余職務按出版以前任職人員姓名的姓氏筆畫排列。此外，還須署文字、圖片、照片、實物資料主要提供單位及人員名單，志書裝幀設計者姓名。
第四十三條志書目錄必須與正文標題、頁碼相符，并采用中英文對照，中文目錄居前，英文目錄居后。目錄標題一般到正文節以下第一級類目的標題，特殊的重要內容也可不受此限，包括放置重要圖表的標題和附錄文獻的標題。
十二、出版
第四十四條出版符合國家關于出版管理法律、法規及相關規定的要求。
第四十五條編輯校對符合國家關于圖書質量管理的規定，全書差錯率不超過萬分之一。
第四十六條版面格式規范，符合國家有關技術標準和規定，裝幀美觀、大方，各分志、分卷設計統一，形成系列。封面書名采用印刷體。
第四十七條采用16開本，文字通欄橫排。
十三、資料長編
第四十八條本志在系列資料收集與志書編纂之間須編纂資料長編（包括圖表），通過計算機（或軟盤）輸入上海市地方志辦公室的上海市地情資料數據庫市志庫。地情數據庫市志庫根據本志分志、分卷建立數據庫分庫或子庫，志書出版，長編審定后資料放入總庫提供社會服務。
第四十九條資料長編一事一人一物一記（一條），除重要文獻轉錄外，均須對原始的文件、檔案、報刊、日記、工作總結、社會調查等相關內容資料按照志書篇目代碼進行整理加工，把一次性原始文獻轉變為志書可直接利用的二次性文獻。
第五十條每條資料按篇目歸類，按時間先后編排。單條資料長編除包括整理后的正文外（小四號宋體排正文），另外在正文上方用小五號楷體字列出必具的長編說明要素，包括：①歸入市級專志（或卷）的篇目名稱及篇目號（如第一編、第一章、第一節的第一目，篇目號為“1111” ）；②資料內容標題（題目）；③資料內容發生的時間；④資料來源（包括文檔號、報刊號、圖書等，參考本規范第三十六條關于《文后參考文獻著錄規則》排序）；⑤資料種類；⑥摘抄整理人姓名；⑦摘文整理時間；⑧內容關鍵詞。
第五十一條圖片、表格也屬資料收集范圍，按志書篇目歸類，說明要素參考上條，圖片要注明拍攝或制作者。
：鞏經理
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