一、采購內容及簡要說明：

1.采購內容：建設工程檔案整理及數字化加工服務；

2.供應商不得將本項目中的內容拆散來響應；

3.采購人設定了本項目的最高限價（含稅）;

4.供應商響應總價直到完成本項目的全部服務為止是固定不變的。

二、本項目總價為人民幣27.2萬元（含稅價），最高限價為人民幣27.2萬元（含稅價），響應報價不得超過最高限價，否則作無效響應處理。

三、技術要求

1. 項目概況

本項目需在采購人城建檔案管理系統webbos的基礎上完成城建檔案整理、掃描、信息著錄、數據掛接任務，并在項目質量檢查人員的監控下完成項目實施工作；項目采用包工包料全包形式，供應商提供檔案掃描加工平臺和相關硬件設備。采購人提供場地，供應商負責對約3.5萬頁a4文字材料、約4.6萬張工程圖紙進行整理、信息著錄、數字化掃描、裝訂、建卷等工作。

2. 項目服務內容

2.1對采購人要求整理、掃描的所有資料進行系統檢查、清核、統計、登記和移交。

2.2按照國家和省檔案管理部門和江門市住房和城鄉建設檔案館有關規定以及采購人的整理、掃描要求和規范對需要掃描的城建檔案資料和圖紙資料進行搬遷、整理、掃描、圖像處理、數據存儲及合并、檔案目錄完善、校驗、檔案裝訂、數據掛接、備份（移動硬盤和電子光盤備份）、檔案完整歸還、數據檢查、建卷、歸還上架等工作。

3. 檔案整理、數字化基本要求

3.1檔案接收

（1）供應商指定1名固定人員負責整個項目的檔案接收、保管、歸還工作，在整個項目期間不得隨意更換。

（2）接收時間：雙方約定。

（3）負責接收人員要在檔案管理員帶領下從庫房搬運檔案，檔案的選擇從采購人確定的清單（合同簽訂后由采購人向供應商提供檔案數字化處理清單）中依次提取，對提取的檔案要逐頁清點，并辦理檔案借用手續，不得出現差錯。

（4）接收無誤后，需安排專門人員從庫房搬遷至指定作業場地進行整理，不得出現差錯。

3.2整理

（1）按照國家和省檔案管理部門有關檔案整理的標準，對城建檔案進行分類組卷、編排檔號、錄入數據、打印目錄和軟卷皮、裝訂案卷、油印或打印檔案盒、裝訂目錄夾、入盒以及入庫后的上架和抄架號，并形成一套完整的電子數據和紙質檢索工具等工作。

（2）修裱：由于部分檔案時間久遠，紙張載體質量差，損毀較嚴重，整理過程中需對其進行修裱，包括噴潮、上漿、托裱、上墻、掙干、裁切等。

（3）檔案整理所需裝具用品由采購人提供，包括案卷盒、案卷軟封面、卷內備考表、科技目錄夾、分類和卷內目錄等。

（4）供應商必須有4名以上專責人員負責城建檔案整理工作。

3.3目錄著錄

（1）檔案著錄要按建設部檔案著錄標準規范、江門市住房和城鄉建設檔案館檔案著錄要求進行著錄，檔案著錄分為項目級、案卷級和卷內級別（約50個字段）。

（2）著錄應符合江門市住建檔案館城建檔案管理系統的標準要求。

（3）數據格式選擇

目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過xml文檔進行數據交換。

（4）檔案著錄

按照《檔案著錄規則》(da/t18)的要求進行著錄，建立檔案級目錄數據庫。同時對數據庫相應的目錄進行修正，確保目錄的準確率。

（5）目錄數據質量檢查

采用雙機對著錄自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據立即進行修改或重錄。

3.4目錄數據修改

（1）按照采購人的要求，對照校對好的紙質目錄檢查，發現錯誤或疏漏進行修正。

（2）差錯率不得超過1%。

3.5原件拆卷

（1）將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

（2）記錄每卷檔案原件的總頁數，注明每一頁幅面的大小a3或a4，a2或a0，原件缺碼的也要注明。

（3）按要求把掃描件和非掃描件區分開。重份的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件掃描原稿。

（4）填寫掃描情況登記表。

3.6檔案掃描：

（1）必須采用專業文件掃描儀。

（2）對于紙質較差的檔案原件，不允許采用連續進紙方式掃描，只能單張掃描。

（3）文件的存儲格式為tiff多頁文檔或者pdf多頁文檔。

（4）對檔案頁面字跡清晰、不帶插圖的檔案，黑白頁面采用黑白二值模式進行掃描，彩色頁面采用彩色模式掃描；對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度或彩色模式掃描。分辨率一般為300dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為400dpi或更高。大幅面檔案文件，如工程圖紙、報紙等尺寸超過a3的，選用大幅面圖像掃描儀（ao）。

（5）掃描質量要求以視覺清晰為準，頁面完整，不得漏頁，每頁文件名采用采購人規定命名，差錯率不得超過1%。

（6）對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理，處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

3.7數據存儲及合并

（1）對掃描后的每頁圖像文件進行檢查（包括圖像清晰度等）、存儲。

（2）出錯率不得超過1%。

3.8光盤刻錄

（1）將掃描形成的圖像文件全部刻錄成光盤，并提供詳細清單，不得有差錯。

（2）刻錄盤片由供應商提供。

（3）刻錄質量：刻錄必須保證質量，要求盤片能在普通光驅中正確讀取，內容無差錯（有任何差錯必須重新刻錄）。

（4）刻錄文件組織管理方式：完全按照檔案管理的要求做好分級分項組織管理。

3.9數據掛接

（1）將掃描后的多頁tiff格式或者pdf格式的每份圖像文件對照數據庫原有的目錄數據，進行批量掛接導入數據庫，并將導入后的數據備份。

（2）每天必須及時進行數據掛接，以備采購人檢查。

（3）出錯率不得超過1%。

3.10數據檢查

（1）供應商必須安排專責人員對前面所有工作進行詳細檢查。

（2）為保證工作質量和方便采購人掌握工作進度，供應商必須在每周一將上周處理完成的數據刻錄一套光盤供采購人檢查，采購人隨機抽查或全部檢查，抽查或檢查中發現錯誤超過1%，采購人即將本批數據一次性退給供應商檢查修改，同時不告之具體錯誤處，但必須書面告知錯誤超過規定要求。同一批數據退回3次或在整個項目實施過程中數據累積退回10次，采購人暫停供應商全部工作一周責令其整改，整改期間耽誤的工作進度由供應商自行負責。

3.11原件裝訂

（1）裝訂前檢查：檢查檔案數量是否齊全；檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符；檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確。

（2）按照拆卷前的標準原樣裝訂，必須保證恢復拆卷前的狀態，不得有任何差錯。

3.12完整歸還：負責檔案歸還的專責人員對要歸還的檔案必須逐頁清點，辦理好歸還手續，不得有任何差錯。

3.13廢紙抽離：數字化處理過程中產生的廢紙必須存放在指定的紙箱內，每星期集中清理一次。清理時要安排專責人員對紙張進行仔細檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清出工作場地。

3.14數字化加工場地工作制度要求

（1）所有工作人員（以下說明的“工作人員”均指管理人員和工作人員）必須嚴格遵守《中華人民共和國保密法》、《保密守則》以及《中華人民共和國檔案法》等有關規定，不得以任何方式對外泄露檔案信息的內容。

（2）所有工作人員需做好檔案信息安全保密工作，在開始本項目施工前必須再接受一次由采購人組織的檔案保密教育，并向采購人提供書面檔案保密承諾。

（3）所有工作人員必須嚴格遵守保密制度，并嚴格執行采購人規定的工作時間。

（4）由項目經理統一安排每天的工作，施工人員保質、按量完成，不允許加班。

（5）檔案原件處理完成后必須立即原樣歸還，不得損壞和丟失檔案原件；不得私自復制任何檔案文件，不得將復制的檔案文件偷帶出工作場所。

（6）工作人員應保持工作環境整潔、衛生。必須自備無袋工作服工作，不得攜掛包、錢包、磁盤、紙張、手機等任何物品進入工作間，更不得將工作間的任何物品帶出工作間外。

（7）在加工場地實行封閉管理，確保加工現場檔案的安全。

（8）挑選業務熟練、相關項目經驗豐富的人員，盡量不更換工作人員，如確實需要更換的，提前一周書面通知采購人，征得書面同意后才能換人。

（9）在全部工作中派遣項目實施經理一名，常駐實施地點，負責管理和協調各項工作。

4. 檔案整理、數字化處理技術要求

4.1檔案整理步驟：檔案接收出入庫及其裝運→分類組卷→編排檔號→錄入數據→打印目錄和軟卷皮→部分已破損的檔案修裱→油印或打印檔案盒→裝訂目錄夾→送掃描處理→（歸還后）入盒→入庫上架

4.2數據化步驟：檔案接收→整理核查→檔案掃描→圖像處理→信息著錄→數據存儲及合并→光盤刻錄→數據掛接（關聯）→原件裝訂→歸還整理組入庫上架→數據檢查。

4.3檔案掃描必須采用a3幅面以內的高速、平板掃描儀，如尺寸超過a3的，可選用大幅面圖像掃描儀（ao）。

4.4對于原件紙質較差的檔案，不允許采用連續進紙方式掃描，只能單張高速平板掃描。

4.5文件的存儲格式為tiff多頁文檔或者pdf多頁文檔格式。

4.6對檔案頁面字跡清晰、不帶插圖的檔案，黑白頁面采用黑白二值模式進行掃描，彩色頁面采用彩色模式掃描；對檔案頁面字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，采用灰度或彩色模式掃描。分辨率一般為300dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為400dpi或更高。

4.7掃描質量要求以視覺清晰為準，頁面完整，不得漏頁，每頁文件名按照江門市住房和城鄉建設檔案館規定的文件名，差錯率不得超過1%。

4.8對掃描后的每頁圖像文件進行檢查、存儲。

4.9在保留原掃描的每頁圖像文件的同時，利用軟件工具把同一份紙質文件的多個圖像文件合并為一個多頁tiff格式文件或者多頁pdf格式文件，文件名采用江門市住房和城鄉建設檔案館規定格式進行命名。

4.10將掃描形成的圖像文件全部刻錄成光盤，并提供詳細清單，不得有差錯。

4.11刻錄盤片要求是獨立包裝的高質量光盤。

4.12將掃描合并后的（多頁tiff格式或者多頁pdf格式）每份圖像文件對照數據庫原有的目錄數據，批量掛接并導入數據庫。

5. 項目要求

5.1工作場地：本項目采購人提供工作場地在檔案存放地點，20-30平方米，供應商要在采購人指定的工作場地進行本項目（場地不夠，需經采購人書面同意且供應商保證檔案安全及利于采購人監管情況下自行租賃工作場地）。

5.2設備

（1）采購人只負責提供場地。

（2）其它工作設備、工具耗材（包括計算機、掃描儀、打印機、刻錄盤片、檔案存儲、檔案裝具、用品耗材、工作用具等）全部由供應商自行配備，并且要符合下面所列的要求：初始提供本次項目的電腦和掃描儀要求性能完好，且設備只能作為本項目專用，不得將設備挪作他用或隨意把不屬本項目的資料帶進工作場所進行操作。

（3）供應商應當按照采購人的要求對加工場地進行消防、安防、監控、網絡方面設計、安裝和應用，需符合達到檔案在實施過程中的安全保密等要求，對于場地方面的設計方案需要在響應文件中完整呈現。

所有設備必須放置在采購人指定的工作地點。為了檔案的安全，檔案實施過程中所有設備不得中途搬出工作場地，待項目完成后所有設備必須經采購人檢查后供應商自行撤離相關設備。另監控設備的數據硬盤須移交采購人。

若在項目實施過程中，有設備損壞，經檢修無法使用的，供應商應向采購人書面告知情況，并經采購人書面同意后搬入備用設備。損壞設備待項目完成后經采購人檢查后，供應商在采購人的監督下自行撤離。

（4）供應商響應時需承諾為本項目提供電腦不少于4臺,打印機不少于2臺，裝訂機不少于3臺，大幅面彩色工程圖紙掃描儀不少于2臺，a3高速掃描儀不少于1臺，a3平板掃描儀不少于2臺。

5.3人員：供應商須有穩定專業的檔案數字化掃描加工隊伍，有從事檔案整理和數字化加工服務經驗。

（1）供應商需為該項目組織不少于10人的服務團隊，2023年11月30日前完成項目全部工作。

（2）供應商提供的服務團隊成員名單必須為項目實際實施的人員，變動不得超過20%，否則采購人有權終止與供應商的合作并追究相關責任。

（3）配備的駐場人員情況應在項目正式進場時向采購人備案，包括姓名、學歷、職稱、項目職責安排等情況，并附上相關證明文件復印件；

（4）供應商須在合同簽訂后10日內完成人員配備以及崗前培訓。若供應商未能配齊符合采購人需求的工作人員，則視為供應商主動違約，采購人有權終止合同。

（5）經采購人書面同意，供應商方可在保證完成任務量的情況下適度調配人員。

四、商務要求

1.報價要求：供應商的響應報價須以人民幣為單位，應包含人工成本、投入的設備成本、材料成本、管理費、利潤、稅金、費用等完成本項目的一切費用的總和。綜合評分第一的供應商，其響應報價若低于本項目總預算資金27.2萬元的，差額資金全部用于工程圖紙數字化，數字化數量按該供應商分項報價中工程圖紙單價計算。

2.完工期：自合同生效之日起至2023年11月30日止。

3.質保期：驗收合格之日起3個月。

4.項目地點：江門市住房和城鄉建設檔案館（以合同為準）。

5.驗收要求：采購人應當自供應商履行完合同義務之日起10個工作日內組織驗收，按國家、地方或行業（排列在前者優先）現行相關驗收規范和評定標準執行。

檔案資料整理完畢、入庫、上架，檔案數字化掃描結束后，采購人對檔案資料整理、數字化掃描的質量進行檢查驗收，如果發現數量不足或有質量、技術等問題，供應商應負責按照采購人的要求采取補足或更換等處理措施，并承擔由此發生的一切損失和費用。驗收合格后，核發《2022年工程圖紙資料數字化加工服務項目驗收報告》。

6.售后服務

6.1成果維護期自采購人在成果質量驗收單上簽字之日起計算，維護費用計入總價。

6.2維護期內，供應商負責對其提供的成果維護，不再收取任何費用，但不可抗力（如火災、雷擊等）造成的故障除外。

6.3供應商對采購人的服務通知應在1小時內電話響應，一般問題應在24小時內解決。遇到重大技術問題也應在3個工作日內提出解決辦法、措施或預案，并在5個工作日內徹底解決故障。

6.4所有成果維護服務方式均為供應商上門服務，即由供應商派員到成果使用現場維護，由此產生的一切費用均由供應商承擔。

7.付款：

7.1工程圖紙資料數字化加工服務費用分三期進行，各期款項情況如下：

第一期：項目合同簽訂十五個工作日內采購人向供應商支付合同金額的70%；

第二期：項目完成一半后提交一次成果資料，成果資料經驗收小組檢查驗收后十五個工作日內采購人向供應商支付合同金額的27%；

第三期：項目全部結束經驗收小組檢查驗收后，質保期滿（三個月）后采購人向供應商支付合同金額的3%。

7.2付款方式：采用支票、銀行轉賬、銀行匯付（含電匯）等形式。

7.3每筆款項支付時，供應商同時向采購人提供相應金額的增值稅普通發票。供應商不能按時提供相應金額發票的，采購人的支付時間相應順延。

7.4因采購人使用的是財政資金，采購人在前款規定的付款時間為向政府采購支付部門提出辦理財政支付申請手續的時間（不含政府財政支付部門審核的時間），在規定時間內提出支付申請手續后即視為采購人已經按期支付。

8.采購合同

在綜合評定后，采購人與確定供應商在綜合評定之日起30日內簽訂采購合同。

9.其它要求：

9.1以上檔案數量為估算值，供參考，最終以實際發生數量為準。

9.2供應商分項報價須含一切所需耗材、項目驗收的費用及正式完稅發票。

9.3檔案整理及數字化所需工作設備、工具耗材（包括計算機、掃描儀、打印機、刻錄盤片、工作用具等）價格包含在內，不再另行計價。

9.4供應商所提供的耗材物品應是全新的和未使用過的，并符合國家有關制造標準和環保要求。

10.響應文件的內容

10.1響應文件由以下部分組成：

（1）封面；

（2）目錄；

（3）響應書；

（4）響應報價一覽表；

（5）響應價格明細表；

（6）供應商情況簡介；

（7）項目整體實施方案；

（8）擬投入本項目人員情況一覽表；

（9）同類項目業績一覽表；

（10）承諾函；

（11）關于資格的聲明函；

（12）授權委托書（或法定代表人/負責人證書）；

（13）相關證明文件；

（14）其他內容。

10.2響應報價

（1）供應商的響應報價須以人民幣為單位，應包含人工成本、投入的設備成本、材料成本、管理費、利潤、稅金、費用等完成本項目的一切費用的總和。

（2）供應商所報的響應價格在合同執行過程中是固定不變的，不得以任何理由予以變更。

（3）供應商只能就單個項目提供唯一的方案和報價，不接受選擇性的方案和報價。

（4）供應商的響應報價不得高于本項目的最高限價（人民幣27.2萬元，含稅）。

11.響應文件格式

供應商應將響應文件裝訂成冊，并填寫“響應文件目錄”。上述文件及表格為供應商必須提交的文件，各供應商可以根據實際情況增加內容，但不得擅自減少有關內容。

12.響應文件的遞交

12.1供應商應將響應文件用信封密封，并標明供應商的名稱。

12.2每一份響應文件的密封袋兩頭封口上均需貼封條，封條上加蓋騎縫章（公章）。

12.3供應商應按上述規定進行密封和標記后，將響應文件按照招標文件中規定的時間和地點，由專人送至采購人。

12.4對未按上述規定進行密封、標記和遞交的響應文件，以及不依時間遞交、誤投、破損、封裝不合格或提前拆封的響應文件，采購人不予受理。

13.遞交響應文件的時間、地點和截止時間

13.1響應文件遞交地點：江門市住房和城鄉建設檔案館（地址：廣東省江門市江海一路83號首層）。

13.2響應文件遞交截止時間：2023年4月10日10時。

13.3采購人將于2023年4月10日9時至 10時接收響應文件，10時整在江門市住房和城鄉建設檔案館（地址：廣東省江門市江海一路83號首層）進行綜合評定。

五、綜合評定辦法

1.綜合評定原則本項目采用綜合評分法。采購人按照評定標準和評定方法對響應文件進行綜合評定，并計算出所有供應商的綜合得分，采購人按照綜合得分排序確定供應商。

2.評分細則

備注：請供應商將“評分標準”中要求提供有關證書的原件（自制原件清單表格）單獨包裝，加工裝上粘貼供應商名稱，與響應文件同時提交。

2.1由采購人綜合標定小組成員對所有響應文件的技術指標響應進行審核和分析后；對響應文件的技術指標響應進行評分，填寫《技術評分表》。

2.2將采購人綜合標定小組各成員的《技術評分表》匯集，取評分的算術平均值，為該供應商的技術評定得分。

2.3采購人綜合標定小組成員評審每個供應商對響應文件中的商務要求的響應情況后，填寫《商務評分表》，

2.4將采購人綜合標定小組各成員的《商務評分表》匯集，取評分的算術平均值，為該供應商的商務評定得分。

2.5采購人綜合標定小組成員取滿足采購需求要求且價格最低的響應報價作為響應基準價

價格評定得分=(響應基準價/響應報價)×價格分值；

3.綜合得分的計算：

3.1綜合得分=技術評定得分+商務評定得分+價格評定得分；

3.2 在綜合評定過程中所有計算結果均精確到小數點后四位，第五位數四舍五入；

3.3將綜合得分從高到低排出名次，綜合得分最高的供應商為第一供應商候選人，第二名為第二供應商候選人，以此類推。

3.4綜合得分相同的，按響應報價由低到高順序排出名次，報價最低的供應商為第一供應商候選人。

3.5綜合得分且響應報價相同的，按技術評定得分由高到低順序排出名次，名次最高的供應商為第一供應商候選人。

六、確定供應商

采購人完成綜合評定工作后，按照綜合得分排序名次，確定供應商；

七、簽訂采購合同

采購人與供應商按照響應文件確定的事項簽訂采購合同。

附件：

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