一、項目基本情況

原公告的采購項目編號：fjkz-[2024]第16號

原公告的采購項目名稱：順昌縣農業機械化發展中心檔案數字化

首次公告日期：2024年03月20日

二、更正信息

更正事項：采購文件

更正內容：

順昌縣農業機械化發展中心檔案數字化

更正公告

一、項目基本情況

原公告的采購項目編號：fjkz-【2024】第16號

原公告的采購項目名稱：順昌縣農業機械化發展中心檔案數字化

首次公告日期：2024年03月20日

二、更正信息：

更正事項：競爭性談判文件中.獲取招標文件截止時間、首次響應文件遞交截止時間、談判時間、供應商的資格要求、采購內容及要求

更正內容：

順昌縣農業機械化發展中心檔案數字化

補充通知（三）

招標編號：fjkz-【2024】第16號

各投標人：

現對本項目招標文件“順昌縣農業機械化發展中心檔案數字化”做以下補充修正：

一、原招標文件中獲取招標文件截止時間：2024年03月20日至 2024年03月25日，每天上午8:00:00至12:00:00，下午14:30:00至17:30:00（北京時間，法定節假日除外)。

現修改為：獲取招標文件截止時間：2024年03月20日至 2024年04月01日，每天上午8:00:00至12:00:00，下午14:30:00至17:30:00（北京時間，法定節假日除外)。

二、原招標文件中首次響應文件遞交截止時間，談判時間：2024年3月27日上午09：30。

現修改為：2024年04月03日上午09：30。

三、原招標文件中：第一章 采購公告/采購邀請書；第二章 競爭性談判須知

供應商的資格要求

5.2特定條件：

采購包1：

現統一修改為：

5.2特定條件：

采購包1：

四、原招標文件中：

第三章 采購內容及要求

一、（根據本項目實際情況，填寫“采購標的”或“項目概況”）

1、可實現數據的計算機存儲和管理，實現信息共享，加強文書檔案的保管和利用。檔案數字化可實現檔案數據的計算機存儲和管理，在最短的時間內查找到所需要的檔案信息。

2、可加強檔案管理、提高工作效率，增加經濟效益。系統建成后，可改變傳統的人工調檔查閱方式，方便、快捷地在網絡系統中取得所需數字化信息；查檔等工作應用部門可通過計算機網絡進行，使管理工作規范化、高效化。

3、可確保檔案的安全。檔案數字化后，可有效防止因水、火及人為擅自改動檔案內容和檔案損毀等帶來的損失。數字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現天災人禍的情況下避免遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復，因此實現“數字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

二、技術和服務要求

（一）、操作規范

1、文書檔案整理：嚴格按照福建省檔案局移交進館的標準進行整理；

2、文書檔案錄入：將整理好的文書檔案按件為單位對每件文件的主要信息在科易檔案軟件管理系統里進行錄入。

3、文書檔案掃描：將實物檔案的每一張資料按照整理好的歸檔順序通過掃描設備進行數字化掃描成像。

4、文書檔案數字化掃描圖像與條目掛接：將檔案數字化成像與對應的條目通過科易檔案管理軟件平臺進行掛接。

（二）、文書檔案簡化立卷技術規范：

1、區分歸檔與不歸檔文件

根據本單位的歸檔范圍進行區分。各單位應參照《機關文書檔案歸檔與不歸檔范圍》編制本單位的歸檔范圍，經單位領導審批后，報區檔案局備案。

2、判定文件所屬時間

區分不同年度，相同年度的才能一同歸檔，不同年度的不能放在一起歸檔。判定文件所屬時間方法：

（1）以簽發、結案、轉發時間為準 ;

（2）以正本時間為準 ;

（3）以閉幕年度、辦結年度、批復年度為準 ;

（4）跨年度的，如計劃、總結、法規等歸在文件制發年度、即發文年度 ;

3、明確 “件”的概念，區分每 “件”文件

文書檔案簡化立卷與傳統立卷最大的區別在于，前者以 “件”為單位進行整理歸檔，后者則以 “卷”為單位進行整理歸檔，因此，整理檔案前，首先要明確件”的概念。

（1）一般每份文件為一件 ;

（2）正本與定稿、正文與附件、原件與復印件、轉發與被轉發件 ;

（3）報表、圖冊、名冊一冊為一件 ;

（4）底稿為打印件，未改動并與正本一樣的，不可歸檔，但會簽稿單要歸檔 ;

（5）來文與復文各為一件，重要文件與歷次修改稿各為一件。

4、裝訂

以件為單位進行裝訂

（1）件內文件排列：幾份文件為一件時，應排好順序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原在前復件在后; 轉發件在前，被轉發件在后; 中文本在前，其他語種文本在后。

（2）裝訂位置：左側或左上角裝訂，左側裝訂則左側下側對齊；左上角裝訂則左側和上側對齊，以防訂漏頁。

（3）裝訂用線裝，文件薄的采用縫紉機車，厚的采用三孔一線訂，縫紉機車的要二頭打結以防跑線。如果本已成冊的，若非金屬物裝訂的，可不再拆裝。

5、確定文件保管期限

各單位應參照《機關文書檔案保管期限表》，編制本單位檔案保管期限表，經單位領導審批后，報區檔案局備案。按保管價值的不同，文件分成三個保管期限：永久、長期、短期。

6、分類

選定分類方法，進行分類

新規則提供3種供選擇，各單位確定后，每年桉此分類、一般不再變動。

問題—期限→適用于文件不太少的單位 ，一般單位可選用此方法。

年度 機構—期限→適用于部門健全、職責明確的單位

期限 ————適用于文件很少的單位。

7、排列

（1）以每 “件”文件為一單位，先按保管期限: 永久、長期、短期，分別排列成三個系列 ，再在同一保管期限內按類別排，如：永久系列文件中再按綜合、黨群、財務……排列。

在同一保管期限同一類別內按以下要求排，如永久綜合類中再按

①同屬一件事的排一起;

②不同事的按時間排;

③按重要程度排;

④批復在前請示在后;

⑤會議文件應集中一起;

⑥統計報表，簡報集中一起;

（2）不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同類別的最好不同裝一盒。

（3）當年漏歸檔的文件，補歸在文件簽發年同一保管期限文件的最后，不再考慮類別等，但要在備考表中注明。

8、編號（蓋、填歸檔章）

每份歸檔文件在所有檔案中的位置，通過歸檔章來識別，歸檔章是每份文件的身份證。

（1）歸檔章蓋在文件上端空白處，左中右皆可，但不要壓住其他字跡。

（2）歸檔章的填寫

①全宗號：由區檔案館派給

②年度：要用4位阿位伯數字填寫

③機構或問題：即類別

④保管期限：永久、長期、短期

⑤室編件號：文件的排列順序號，一件文件一個號，非一份一號

件號編號方法：同一年度永久、長期、短期的文件各編一個大流水號，形成3列大流水號。如永久01-90，長期01-100，短期01-60

⑥頁數，指每件文件的總頁數，有內容的才計，無內容的不計，文件處理單也要計。

9、編目（制作歸檔文件目錄）

（1）件號：與傳統立卷的目錄不同之處在于，順序號改成了件號。件號用阿位伯數字填寫。

（2）責任者：(全角錄入)

文件的制發機關或文件的作者。用全稱或規范簡稱。

①規范簡稱：不能省略廈門市，如廈門市海滄區經貿局，以便跨地區資源共享時識別。

②文件無責任者要考證，并加”[ ]”，見歸檔文件目錄，件號3。

③聯合發文責任者照實錄，太多則省略并加[等]，注意要加“[ ]”，責任者中立檔單位不能省略，各責任者之間用“;"。

④領導講話等責任者若只有姓名，要注明職務并外加"( )"，如張昌平(廈門市長)

（3）文號：全錄，不能省略，機構代字、年度、文號缺—不可，

（4）題名：(全角錄入)

①錄入原文標題，不管多長

②有副題名時，正題名能反映文件內容則不錄入，若不能反映內容，則要錄入

③無題名或含義不清時，應重新擬寫或補充標題，外加“[ ]”如“通知”[關于加強教育工作]的通知，如關于轉發政發[2003]03號文的通知，應為關于轉發政發[2003]03號文[加強檔案工作]的通知

④本委，本部等要改為具體名稱，處加“[ ]”

⑤正文與附件一件時，附件為條文時，要錄入題名，外加“（ ）”，見歸檔文件目錄，件號4。

⑥統計報表：若為統一名稱的要具體化，如福建省黨員統計報表應改為廈門市海滄區黨員統計報表，見歸檔文件目錄，件號6。

⑦有批文的審批表與批文合為一件，不寫入題名，若為單獨的審批表，題名要寫明內容，如：（張三）先進個人市批表，注意外加“（ ）”。

⑧介紹信，若干人為一件時，要注明什么人什么內容的介紹信，如張三、李四黨員介紹信。若一本介紹信為一件，要注明內容，起止號數，處加“（ ）”如（組織）介紹信（53-67號）

⑨會議記錄：無標題，一會一件的直抄標題。

若一本應注明會議內容，起止日期，如黨務會議記錄（20040312-20040612）

⑩簡報信息：一期為一件或若干期為一件，如果若干期為一件應注明起止期數，如海滄信息（2004年第1—12期）

花名冊一冊一件：注明是什么花名冊和年度，如廈門市海滄區工會會員花名冊（2004年）

（5）日期：指文件制發日期，以8位阿拉伯數字標注，如2004 0309。若年、月、日不詳的分別以“0000“和“00”補足8位，如00001231，20040000。

（6）頁數：每件文件的總頁數

（7）備注：用于說明特殊情況，如有批復無請示。

（8）目錄要用a4幅，桉年度、保管期限分成3本，加封面裝訂成冊，一式三份。

10、裝盒、填寫檔案盒面

（1）按室編件號放入盒內，不同年度的不能裝入同一盒。不同保管期限的不能裝入同一盒。根據文件多少選擇檔案盒厚度。目錄不放盒內。

（2）為了使裝訂處朝下放，文件不彎曲，保護文件，統一采用橫放，按橫放填寫盒面。

（3）備考表，樣式同傳統立卷整理的備考表，放在每盒最后，用于填寫每盒需說明。

（三）、歸檔文件整理說明的編寫

一、放置位置：放在目錄（永、長、短）三本的封面后第一頁，與目錄一同裝訂成冊。

二、歸檔文件整理說明一般每年一寫，單位機構、職能、檔案分類方案較穩定的可幾年一寫，在全宗介紹中說明。

三、歸檔文件說明應包括以下內容：

1、立檔單位的基本情況：

名稱、成立時間、隸屬關系，

內部機構設置情況

主要工作活動和指標完成情況

重大事件，重大新聞，重大活動情況

歸檔文件情況

總件數，各類別，各保管期限的卷數

重大活動形成的文件材料歸檔情況

專門文件和非紙質文件材料歸檔情況

未辦理完畢的重要文件情況

歸檔文件整理情況

（1）文件的來源，內容，形式，數量，可靠和完整情況

（2）整理的方案，排列，編號方法

（3）重要歸檔文件的狀況

(四)、數字化加工技術規范：

1、掃描方式

根據檔案幅面的大小，掃描儀分為a4掃描儀、a3掃描儀和a0掃描儀；

根據掃描儀的掃描方式可分為高速掃描儀、平板掃描儀和大幅面掃描儀（a0）。

a3和a4掃描儀都帶有高速和平板兩種掃描功能。如下圖所示：

此次檔案數字化加工掃描方式分為a4掃描、a3掃描和a0掃描三種方式，應根據紙張情況選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。

（1）小于a4及a4幅面的按a4規格進行掃描，大于a4小于a3及a3幅面的按a3規格進行掃描，大于a3幅面以及工程圖紙按a0規格進行掃描，不能進行圖像拼接。

（2）紙張狀況好的檔案應采用高速掃描方式（滾筒方式）以提高工作效率。紙張狀況較差，以及過薄、過軟和超厚的檔案，應采用平板掃描方式。

2、掃描色彩模式

數字化加工過程中，掃描模式采用彩色模式掃描。

3、掃描分辨率

掃描分辨率指的是多功能一體機在實現掃描功能時，通過掃描元件將掃描對象每英寸可以被表示成的點數，用dpi來表示。掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。一般情況下分辨率應選擇300dpi；特殊情況下，如手寫稿、復印件及文字偏小、密集、清晰度較差等，掃描分辨率應選擇400dpi以上。

4、掃描規范

（1）操作人員熟練掌握掃描儀的使用方法；

（2）在掃描前保證所有鐵釘全部剔除干凈；

（3）檔案掃描過程中，保持影像頁面與紙質文件的對應，如發現影像頁內容缺失，應立即補掃，以保證掃描檔案內容的完整性；

（4）原始檔案頁面內容出現模糊、褪色、清晰度低的情況，可調節掃描儀亮度、對比度來加強清晰度，如仍不足以使數字檔案清晰，則在后期圖像處理時使用圖像處理軟件對數字檔案的亮度、對比度進行調整，以達到最佳效果；

（5）平板掃描過程中如遇到紙張較薄的情況,掃描時可用打印白紙墊在其后，防止掃描出現透光和陰影現象,影響掃描效果；

（6）熱敏紙張需要將原件的復印件進行掃描，并保留原始材料；

（7）若原始檔案中含有備考表，備考表不掃描，仍然放在原來的檔案盒中。在掃描過程中，保證檔案盒、檔案材料始終在一起，不得分離。

5、掃描文件格式

掃描圖像存儲格式，應遵循國家檔案局《電子文件管理細則 第二部分：電子文件長期保存格式需求》，采用以下格式：

（1）版式文件 pdf/a格式

遵循iso/dis 19005《文件管理 電子文件長期保存格式 第1部分 pdf1.4的使用(pdf/a-1)》，支持數字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉換等。

可使用pdf-t工具使word文件轉化為pdf文件。

（2）圖像文件 tiff格式

支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換、聚合能力強等。

（3）圖像文件 jpeg-2000格式、jpeg格式

遵循iso 15444-1:2004《信息技術 jpeg 2000圖像編碼系統 核心編碼系統》，格式透明、支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換等。

6、掃描存儲路徑

檔案數字化掃描圖像存儲具體要求如下：

（1）用于保存的掃描圖像，均采取單頁tiff格式。

（2）用于網絡瀏覽與查詢的圖像則采用多頁tif、jpg或pdf格式。

（3）用戶瀏覽查詢的每一個多頁tif或pdf文件，都有一個與之相對應的唯一標識符。

（4）如采用jpg格式，多頁文件可采用該文件檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

（5）瀏覽查詢圖像內容每卷存放于一個文件夾內，該文件夾應包含該卷中的所有卷內文件，每份文件形成單獨的多頁tiff或pdf文件。

7、圖像處理

檔案掃描完成后，檔案數字化單位需要對不規范的圖像進行去污、糾偏和裁剪等操作，以達到掃描影像整潔、清晰、美觀的效果，利于查閱。

（1）圖像數據質量檢查

對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；

發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整；

（2）糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

（3）去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

（4）裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

8、質量檢查

質量檢查是檔案數字化工作中比較重要的一個環節，以保障檔案影像文件和錄入信息的準確性以及與原始檔案的一致性。檔案數字化單位應按照100%的比例進行檢查。

（1）檔案整理檢查

檢查紙質檔案的檔號、頁號和頁數是否連貫、完整，若有異樣，立即返回工作。

（2）檔案錄入信息檢查

對照紙質檔案檢查檔號、案卷題名、卷內文件題名、頁數、卷內文件起止頁碼和卷內文件順序等信息的錄入是否正確，若有錯誤，應及時修改以保證信息的準確性；

（3）影像文件檢查

檢查影像文件是否可正常調閱，若不合格，則通知責任人對此影像頁進行返工重新處理，并在處理完畢后及時替換存在質量問題的原有影像；

檢查影像文件是否存在污點、黑邊、頁面顛倒、圖像偏斜等情況，若不合格，使用圖像處理軟件對漏處理的影像進行再次處理；

對照紙質檔案檢查影像文件是否完整或排列順序是否配，若影像文件不完整或順序錯亂，應及時進行補掃和調整。

9、圖像掛接

掃描圖像文件數字化加工過程中形成的圖像成品，通過質檢環節確認合格通過后，檔案數字化單位工作人員應及時加載到成果數據服務器端匯總。按照文件級檔號等關聯的形式，通過編制程序或借助相應軟件，實現目錄數據庫對相關聯具體圖像內容的批量、快速掛接。

數據關聯要求的具體要求：以地籍檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案掃描所得的一個或多個圖像存儲為一個tiff文件或相應pdf文件。將文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一個pdf，文件的名稱與目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，pdf文件的頁數與目錄數據庫中的該份文件的頁數是否一致，pdf文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現目錄數據庫與掃描圖像文件的批量掛接提供條件。

10、檔案裝訂

檔案數字化加工完成后，工作人員需對整理好的檔案進行裝訂。

1、將打印出的目錄與相應的案卷放置一起，卷內文件目錄放置于掃描件的首頁，備考表放置于掃描件的末頁；

2、檢查原始檔案卷內文件頁面的寬度與高度，以右下方對齊為原則，左邊不足時應進行裱補，多余處進行折疊。裝訂邊過窄、有文字內容的檔案頁面，取用5cm寬，長度與檔案長度相等的紙條，進行裱補加邊處理；頁面高度超出尺寸的，可折疊底邊，寬度超出尺寸的，可折疊裝訂邊的對邊，來適應整本檔案的尺寸，折邊時應遵循使用原始檔案折痕，折疊次數越少越好的原則；

3、裝訂物必須使用長度為160mm的檔案專用裝訂線，不得使用金屬裝訂物；

4、裝訂應以不破壞檔案原貌為準則，對于傳統組卷的檔案采用三孔一線的方法，對于補過紙邊的檔案可重新加孔，簡化立卷的檔案采用縫紉機以件為單位進行縫紉裝訂，盡量保證在裝訂還原后無明顯被拆過、裝過的痕跡；

5、裝訂完成，用手捏住中縫裝訂邊，開口向下抖動，檢查有無漏穿孔、脫落現象，并檢查檔案是否裝訂整齊，如發現檔案脫落或由于裝訂原因造成的檔案裝訂不整齊應立即返工。

11、總質檢

每批次檔案裝訂完成后，檔案數字化單位與檔案管理部門工作人員一起按項目交接批次對檔案數字化工作成果進行總質檢，總質檢按照40%的比例進行抽檢，錯誤率應不高于2%，否則整個批次全部返回逐一檢查。

總質檢內容包括以下四個方面：

（1）紙質檔案檢查

檢查紙質檔案的檔號、頁號和頁數是否連貫、完整。若有異處，查看《流程處理單》是否存在特別注明，如未特別注明應及時通知相關負責人，查明原因并在追查遺失檔案頁面后返工補齊；

（2）檢查紙質檔案的裝訂是否規范，是否存在缺頁的情況，紙質檔案的裝訂必須保證文件資料的齊全、整潔及原貌；

（3）錄入信息檢查；

（4）影像文件檢查。

工作人員應根據總質檢中出現的問題及時對數字化加工進行自查和加強管理，以提高工作效率及質量。

12、檔案歸還

工作人員應按領取批次歸還檔案，并確保檔案數量和案卷檔號與《交接單》的一致，以及紙質文件的完整性。檔案管理部門在核對過程中，若發現錯誤，則應及時退回至檔案數字化單位進行處理。具體要求如下：

（1）檔案管理部門對歸還的每批次檔案查看其對應的總質檢表，確保已通過總質檢。

（2）根據《交接單》上的領取檔案記錄，對裝盒后的檔案進行順號，按檔號逐一核對各批次的檔案數量，確保實際歸還檔案與《交接單》上的內容相一致。

（3）每批檔案核對無誤后，檔案管理部門與檔案數字化單位需在檔案借還交接單上的“檔案歸還”欄簽字確認。雙方簽字后的檔案交接單不得丟失，以供保存備檔。

（4）按照檔案管理部門的要求，搬運檔案并上架。

六、實施人員要求（1）投標人的實施團隊需要有檔案信息化項目經驗，具有順昌縣文書檔案案例多信息化項目經驗者優先考慮。（2）中標人在項目實施過程中需要提供一支品行端正、經驗豐富、人員穩定、保密意識強的團隊，團隊負責人應具備相應的管理能力和行業工作經驗，熟悉檔案信息化加工系統的操作應用。★（3）為保證項目系統的正常運轉，中標人在整個項目運行期間，必須指派1名項目經理長期駐場，同時指定具有項目經驗的工作人員參與本項目的實施，確保工作人員具有良好的組織紀律性，中途不得隨意更換工作人員，如特殊情況需更換工作人員，需經過采購人同意。★（4）本項目擬派的具本項目團隊的項目經理具備檔案數字化項目管理經驗，具有“檔案助理館員資格證書”且獲得“中級人力資源管理師證書”及“高級檔案工程師”證書 。 項目的技術負責人具有“信息安全保障人員認證證書”且獲得“it服務工程師”證書及參加過“省級及以上檔案學會“繼續教育培訓”通過考試成績合格的 投標人投標時須提供以上人員在投標人單位繳交的投標文件截止時間前六個月（不含提交投標文件截止時間的當月）內任意一個月的社保證明復印件并加蓋單位公章或提供具備相關人員資質或能力的承諾函（格式自擬）。投標人須在簽訂合同前提供以上人員證書證明文件原件及相關證明材料核查，提供無效或虛假材料者，采購人有權不予其簽訂合同。中標人參與本合同包的所有工作人員均為中華人民共和國境內公民。

三、商務條件

采購包1：

其他商務：

最終結算金額以實際完成工作量為準。

單價控制價

現修改為：

一、（根據本項目實際情況，填寫“采購標的”或“項目概況”）

1、可實現數據的計算機存儲和管理，實現信息共享，加強文書檔案的保管和利用。檔案數字化可實現檔案數據的計算機存儲和管理，在最短的時間內查找到所需要的檔案信息。

2、可加強檔案管理、提高工作效率，增加經濟效益。系統建成后，可改變傳統的人工調檔查閱方式，方便、快捷地在系統中取得所需數字化信息；查檔等工作應用部門可通過計算機進行，使管理工作規范化、高效化。

3、可確保檔案的安全。檔案數字化后，可有效防止因水、火及人為擅自改動檔案內容和檔案損毀等帶來的損失。數字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現天災人禍的情況下避免遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復，因此實現“數字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

二、技術和服務要求

（一）、操作規范

1、文書檔案整理：嚴格按照順委辦電【2023】8號文件標準，并移交順昌縣檔案館；

2、文書檔案錄入：將整理好的文書檔案按件為單位對每件文件的主要信息在檔案軟件管理系統里進行錄入。

3、文書檔案掃描：將實物檔案的每一張資料按照整理好的歸檔順序通過掃描設備進行數字化掃描成像。

4、文書檔案數字化掃描圖像與條目掛接：將檔案數字化成像與對應的條目通過檔案管理軟件平臺進行掛接。

（二）、文書檔案簡化立卷技術規范：

1、區分歸檔與不歸檔文件

根據本單位的歸檔范圍進行區分。各單位應參照《機關文書檔案歸檔與不歸檔范圍》編制本單位的歸檔范圍，經單位領導審批后，報縣檔案館備案。

2、判定文件所屬時間

區分不同年度，相同年度的才能一同歸檔，不同年度的不能放在一起歸檔。判定文件所屬時間方法：

（1）以簽發、結案、轉發時間為準 ;

（2）以正本時間為準 ;

（3）以閉幕年度、辦結年度、批復年度為準 ;

（4）跨年度的，如計劃、總結、法規等歸在文件制發年度、即發文年度 ;

3、明確 “件”的概念，區分每 “件”文件

文書檔案簡化立卷與傳統立卷最大的區別在于，前者以 “件”為單位進行整理歸檔，后者則以 “卷”為單位進行整理歸檔，因此，整理檔案前，首先要明確件”的概念。

（1）一般每份文件為一件 ;

（2）正本與定稿、正文與附件、原件與復印件、轉發與被轉發件 ;

（3）報表、圖冊、名冊一冊為一件 ;

（4）底稿為打印件，未改動并與正本一樣的，不可歸檔，但會簽稿單要歸檔 ;

（5）來文與復文各為一件，重要文件與歷次修改稿各為一件。

4、裝訂

以件為單位進行裝訂

（1）件內文件排列：幾份文件為一件時，應排好順序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原件在前復件在后; 轉發件在前，被轉發件在后; 中文本在前，其他語種文本在后。

（2）裝訂位置：左側或左上角裝訂，左側裝訂則左側下側對齊；左上角裝訂則左側和上側對齊，以防訂漏頁。

（3）裝訂用線裝，文件薄的采用縫紉機車，厚的采用三孔一線訂，縫紉機車的要二頭打結以防跑線。

5、確定文件保管期限

各單位應參照《機關文書檔案保管期限表》，編制本單位檔案保管期限表，經單位領導審批后。按保管價值的不同，文件分成三個保管期限：永久、30年、10年。

6、分類

選定分類方法，進行分類

新規則提供3種供選擇，各單位確定后，每年桉此分類、一般不再變動。

問題—期限→適用于文件不太少的單位 ，一般單位可選用此方法。

年度 機構—期限→適用于部門健全、職責明確的單位

期限 ————適用于文件很少的單位。

7、排列

（1）以每 “件”文件為一單位，先按保管期限: 永久、30年、10年，分別排列成三個系列 ，再在同一保管期限內按類別排，如：永久系列文件中再按綜合、黨群、財務……排列。

在同一保管期限同一類別內按以下要求排，如永久綜合類中再按

①同屬一件事的排一起;

②不同事的按時間排;

③按重要程度排;

④批復在前請示在后;

⑤會議文件應集中一起;

⑥統計報表，簡報集中一起;

（2）不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同類別的最好不同裝一盒。

（3）當年漏歸檔的文件，補歸在文件簽發年同一保管期限文件的最后，不再考慮類別等，但要在備考表中注明。

8、編號（蓋、填歸檔章）

每份歸檔文件在所有檔案中的位置，通過歸檔章來識別，歸檔章是每份文件的身份證。

（1）歸檔章蓋在文件上端空白處，左中右皆可，但不要壓住其他字跡。

（2）歸檔章的填寫

①全宗號：由縣檔案館派給

②年度：要用4位阿位伯數字填寫

③機構或問題：即類別

④保管期限：永久、30年、10年

⑤室編件號：文件的排列順序號，一件文件一個號，非一份一號

件號編號方法：同一年度永久、30年、10年的文件各編一個大流水號，形成3列大流水號。

⑥頁數，指每件文件的總頁數，有內容的才計，無內容的不計，文件處理單也要計。

9、編目（制作歸檔文件目錄）

（1）件號：與傳統立卷的目錄不同之處在于，順序號改成了件號。件號用阿位伯數字填寫。

（2）責任者：(全角錄入)

文件的制發機關或文件的作者。用全稱或規范簡稱。

①規范簡稱：不能省略設區市，如福州市臺江區公安局以便跨地區資源共享時識別。

②文件無責任者要考證，并加”[ ]”。

③聯合發文責任者照實錄，太多則省略并加等，”，責任者中立檔單位不能省略，各責任者之間用“;"。

④領導講話等責任者若只有姓名，要注明職務并外加"( )"，如張三(某市市長)

（3）文號：全錄，不能省略，機構代字、年度、文號缺—不可，

（4）題名：(全角錄入)

①錄入原文標題，不管多長

②有副題名時，正題名能反映文件內容則不錄入，若不能反映內容，則要錄入

③無題名或含義不清時，應重新擬寫或補充標題，外加“[ ]”如“通知”[關于加強教育工作]的通知，如關于轉發政發[2015]01號文的通知，應為關于轉發政發[2015]01號文[加強檔案工作]的通知

④本委，本部等要改為具體名稱，處加“[ ]”

⑤正文與附件一件時，附件為條文時，要錄入題名，外加“（ ）”，見歸檔文件目錄，件號4。

⑥統計報表：若為統一名稱的要具體化。

⑦有批文的審批表與批文合為一件，不寫入題名，若為單獨的審批表，題名要寫明內容，如：（李四）先進個人市批表，注意外加“（ ）”。

⑧介紹信，若干人為一件時，要注明什么人什么內容的介紹信，如張三、李四黨員介紹信。若一本介紹信為一件，要注明內容，起止號數，處加“（ ）”如（組織）介紹信（48-72號）

⑨會議記錄：無標題，一會一件的直抄標題。

若一本應注明會議內容，起止日期，如黨務會議記錄（20121020-20121227）

⑩簡報信息：一期為一件或若干期為一件，如果若干期為一件應注明起止期數，如臺江信息（2012年第1—12期）

花名冊一冊一件：注明是什么花名冊和年度，如福州市臺江區工會會員花名冊（2012年）

（5）日期：指文件制發日期，以8位阿拉伯數字標注，如2012 0510。若年、月、日不詳的分別以“0000“和“00”補足8位，如00001231，200120000。

（6）頁數：每件文件的總頁數

（7）備注：用于說明特殊情況，如有批復無請示。

（8）目錄要用a4幅，按年度、保管期限分成3本，加封面裝訂成冊，一式三份。

10、裝盒、填寫檔案盒面

（1）按室編件號放入盒內，不同年度的不能裝入同一盒。不同保管期限的不能裝入同一盒。根據文件多少選擇檔案盒厚度。

（2）為了使裝訂處朝下放，文件不彎曲，保護文件，統一采用橫放，按橫放填寫盒面。

（3）備考表，樣式同傳統立卷整理的備考表，放在每盒最后，用于填寫每盒需說明。

（三）、歸檔文件整理說明的編寫

一、歸檔目錄放置位置：放在歸檔總目錄前，與目錄一同裝訂成冊。

二、歸檔文件整理說明一般每年一寫，單位機構、職能、檔案分類方案較穩定的可幾年一寫，在全宗介紹中說明。

三、歸檔文件說明應包括以下內容：

1、立檔單位的基本情況：

名稱、成立時間、隸屬關系，

內部機構設置情況

主要工作活動和指標完成情況

重大事件，重大新聞，重大活動情況

歸檔文件情況

總件數，各類別，各保管期限的卷數

重大活動形成的文件材料歸檔情況

專門文件和非紙質文件材料歸檔情況

未辦理完畢的重要文件情況

歸檔文件整理情況

（1）文件的來源，內容，形式，數量，可靠和完整情況

（2）整理的方案，排列，編號方法

（3）重要歸檔文件的狀況

(四)、數字化加工技術規范：

1、掃描方式

根據檔案幅面的大小，掃描儀分為a4掃描儀、a3掃描儀和a0掃描儀；

根據掃描儀的掃描方式可分為高速掃描儀、平板掃描儀和大幅面掃描儀（a0）。

a3和a4掃描儀都帶有高速和平板兩種掃描功能。此次檔案數字化加工掃描方式分為a4掃描、a3掃描和a0掃描三種方式，應根據紙張情況選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。

（1）小于a4及a4幅面的按a4規格進行掃描，大于a4小于a3及a3幅面的按a3規格進行掃描，大于a3幅面以及工程圖紙按a0規格進行掃描，不能進行圖像拼接。

（2）紙張狀況好的檔案應采用高速掃描方式（滾筒方式）以提高工作效率。紙張狀況較差，以及過薄、過軟和超厚的檔案，應采用平板掃描方式。

2、掃描色彩模式

數字化加工過程中，掃描模式采用彩色模式掃描。

3、掃描分辨率

掃描分辨率指的是多功能一體機在實現掃描功能時，通過掃描元件將掃描對象每英寸可以被表示成的點數，用dpi來表示。掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。一般情況下分辨率應選擇300dpi；特殊情況下，如手寫稿、復印件及文字偏小、密集、清晰度較差等，掃描分辨率應選擇400dpi以上。

4、掃描規范

（1）操作人員熟練掌握掃描儀的使用方法；

（2）在掃描前保證所有鐵釘全部剔除干凈；

（3）檔案掃描過程中，保持影像頁面與紙質文件的對應，如發現影像頁內容缺失，應立即補掃，以保證掃描檔案內容的完整性；

（4）原始檔案頁面內容出現模糊、褪色、清晰度低的情況，可調節掃描儀亮度、對比度來加強清晰度，如仍不足以使數字檔案清晰，則在后期圖像處理時使用圖像處理軟件對數字檔案的亮度、對比度進行調整，以達到最佳效果；

（5）平板掃描過程中如遇到紙張較薄的情況,掃描時可用打印白紙墊在其后，防止掃描出現透光和陰影現象,影響掃描效果；

（6）熱敏紙張需要將原件的復印件進行掃描，并保留原始材料；

（7）若原始檔案中含有備考表，備考表不掃描，仍然放在原來的檔案盒中。在掃描過程中，保證檔案盒、檔案材料始終在一起，不得分離。

5、掃描文件格式

掃描圖像存儲格式，應遵循國家檔案局《電子文件管理細則 第二部分：電子文件長期保存格式需求》，采用以下格式：

（1）版式文件 pdf/a格式

遵循iso/dis 19005《文件管理 電子文件長期保存格式 第1部分 pdf1.4的使用(pdf/a-1)》，支持數字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉換等。

可使用pdf-t工具使word文件轉化為pdf文件。可使用pdf-t工具使word文件轉化為pdf文件。

（2）圖像文件 tiff格式

支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換、聚合能力強等。

（3）圖像文件 jpeg-2000格式、jpeg格式

遵循iso 15444-1:2004《信息技術 jpeg 2000圖像編碼系統 核心編碼系統》，格式透明、支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉換等。

6、掃描存儲路徑

檔案數字化掃描圖像存儲具體要求如下：

（1）用于保存的掃描圖像，均采取單頁tiff格式。

（2）用于網絡瀏覽與查詢的圖像則采用多頁tif、jpg或pdf格式。

（3）用戶瀏覽查詢的每一個多頁tif或pdf文件，都有一個與之相對應的唯一標識符。

（4）如采用jpg格式，多頁文件可采用該文件檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

（5）瀏覽查詢圖像內容每卷存放于一個文件夾內，該文件夾應包含該卷中的所有卷內文件，每份文件形成單獨的多頁tiff或pdf文件。

7、圖像處理

檔案掃描完成后，檔案數字化單位需要對不規范的圖像進行去污、糾偏和裁剪等操作，以達到掃描影像整潔、清晰、美觀的效果，利于查閱。

（1）圖像數據質量檢查

對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；

發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整；

（2）糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

（3）去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

8、質量檢查

質量檢查是檔案數字化工作中比較重要的一個環節，以保障檔案影像文件和錄入信息的準確性以及與原始檔案的一致性。檔案數字化單位應按照100%的比例進行檢查。

（1）檔案整理檢查

檢查紙質檔案的檔號、頁號和頁數是否連貫、完整，若有異樣，立即返回工作。

（2）檔案錄入信息檢查

對照紙質檔案檢查檔號、案卷題名、卷內文件題名、頁數、卷內文件起止頁碼和卷內文件順序等信息的錄入是否正確，若有錯誤，應及時修改以保證信息的準確性；

（3）影像文件檢查

檢查影像文件是否可正常調閱，若不合格，則通知責任人對此影像頁進行返工重新處理，并在處理完畢后及時替換存在質量問題的原有影像；

檢查影像文件是否存在污點、黑邊、頁面顛倒、圖像偏斜等情況，若不合格，使用圖像處理軟件對漏處理的影像進行再次處理；

對照紙質檔案檢查影像文件是否完整或排列順序是否正確，若影像文件不完整或順序錯亂，應及時進行補掃和調整。

9、圖像掛接

掃描圖像文件數字化加工過程中形成的圖像成品，通過質檢環節確認合格通過后，檔案數字化單位工作人員應及時加載到成果數據服務器端匯總。按照文件級檔號等關聯的形式，通過編制程序或借助相應軟件，實現目錄數據庫對相關聯具體圖像內容的批量、快速掛接。

數據關聯要求的具體要求：以地籍檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案掃描所得的一個或多個圖像存儲為一個tiff文件或相應pdf文件。將文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一個pdf，文件的名稱與目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，pdf文件的頁數與目錄數據庫中的該份文件的頁數是否一致，pdf文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現目錄數據庫與掃描圖像文件的批量掛接提供條件。

10、檔案裝訂

檔案數字化加工完成后，工作人員需對整理好的檔案進行裝訂。

(1)、將打印出的目錄與相應的案卷放置一起，卷內文件目錄放置于掃描件的首頁；

(2)、檢查原始檔案卷內文件頁面的寬度與高度，以右下方對齊為原則，左邊不足時應進行裱補，多余處進行折疊。裝訂邊過窄、有文字內容的檔案頁面，取用5cm寬，長度與檔案長度相等的紙條，進行裱補加邊處理；頁面高度超出尺寸的，可折疊底邊，寬度超出尺寸的，可折疊裝訂邊的對邊，來適應整本檔案的尺寸，折邊時應遵循使用原始檔案折痕，折疊次數越少越好的原則；

(3)、裝訂物必須使用長度為160mm的檔案專用裝訂線，不得使用金屬裝訂物；

(4)、裝訂應以不破壞檔案原貌為準則，對于傳統組卷的檔案采用三孔一線的方法，對于補過紙邊的檔案可重新加孔，簡化立卷的檔案采用縫紉機以件為單位進行縫紉裝訂，盡量保證在裝訂還原后無明顯被拆過、裝過的痕跡；

(5)、裝訂完成，用手捏住中縫裝訂邊，開口向下抖動，檢查有無漏穿孔、脫落現象，并檢查檔案是否裝訂整齊，如發現檔案脫落或由于裝訂原因造成的檔案裝訂不整齊應立即返工。

11、總質檢

每批次檔案裝訂完成后，檔案數字化單位與檔案管理部門工作人員一起按項目交接批次對檔案數字化工作成果進行總質檢，總質檢按照40%的比例進行抽檢，錯誤率應不高于2%，否則整個批次全部返回逐一檢查。

總質檢內容包括以下四個方面：

（1）紙質檔案檢查

檢查紙質檔案的檔號、頁號和頁數是否連貫、完整。若有異處，查看《流程處理單》是否存在特別注明，如未特別注明應及時通知相關負責人，查明原因并在追查遺失檔案頁面后返工補齊；

（2）檢查紙質檔案的裝訂是否規范，是否存在缺頁的情況，紙質檔案的裝訂必須保證文件資料的齊全、整潔及原貌；

（3）錄入信息檢查；

（4）影像文件檢查。

工作人員應根據總質檢中出現的問題及時對數字化加工進行自查和加強管理，以提高工作效率及質量。

12、檔案歸還

工作人員應按領取批次歸還檔案，并確保檔案數量和案卷檔號與《交接單》的一致，以及紙質文件的完整性。檔案管理部門在核對過程中，若發現錯誤，則應及時退回至檔案數字化單位進行處理。具體要求如下：

（1）檔案管理部門對歸還的每批次檔案查看其對應的總質檢表，確保已通過總質檢。

（2）根據《交接單》上的領取檔案記錄，對裝盒后的檔案進行順號，按檔號逐一核對各批次的檔案數量，確保實際歸還檔案與《交接單》上的內容相一致。

（3）每批檔案核對無誤后，檔案管理部門與檔案數字化單位需在檔案借還交接單上的“檔案歸還”欄簽字確認。雙方簽字后的檔案交接單不得丟失，以供保存備檔。

（4）按照檔案管理部門的要求，搬運檔案并上架。

（五）、實施人員要求（1）投標人的實施團隊需要有檔案信息化項目經驗，具有文書檔案案例多信息化項目經驗者優先考慮。（2）中標人在項目實施過程中需要提供一支品行端正、經驗豐富、人員穩定、保密意識強的團隊，團隊負責人應具備相應的管理能力和行業工作經驗，熟悉檔案信息化加工系統的操作應用。★（3）為保證項目系統的正常運轉，中標人在整個項目運行期間，必須指派1名項目經理長期駐場，同時指定具有項目經驗的工作人員參與本項目的實施，確保工作人員具有良好的組織紀律性，中途不得隨意更換工作人員，如特殊情況需更換工作人員，需經過采購人同意。★（4）本項目投標的公司需有在省或市檔案館備案（需提供備案相關證明材料加蓋單位公章）、具有保密資質（需提供復印件加蓋單位公章），從業人員有檔案員證。投標人投標時須提供以上人員在投標人單位繳交的投標文件截止時間前六個月（不含提交投標文件截止時間的當月）內任意一個月的社保證明復印件并加蓋單位公章或提供具備相關人員資質或能力的承諾函（格式自擬）。投標人須在簽訂合同前提供以上人員證書證明文件原件及相關證明材料核查，提供無效或虛假材料者，采購人有權不予其簽訂合同。中標人參與本合同包的所有工作人員均為中華人民共和國境內公民。

三、商務條件

采購包1：

其他商務：

最終結算金額以實際完成工作量為準。

單價控制價

五、本補充通知作為招標文件組成部分，原招標文件有類似不一致之處，以本補充通知為準。

六、本補充通知將同時在中國政府采購網（網址www.ccgp.gov.cn）上發布，投標人應自行查閱，否則后果自負。

更正日期：2024年3月28日

七、其他補充事項

無

八、凡對本次公告內容提出詢問，請按以下方式聯系。

1.采購人：順昌縣農業機械化發展中心

地 址：順昌縣城南中路45號

聯系人：朱承亭

聯系方法：13695053001

2.代理機構：福建坤澤工程項目管理有限公司

地 址：順昌縣城西西寧門小區

聯系人：小馮

聯系方法：0599-7823577、15105002290

3.項目聯系方式

項目聯系人：小馮

電 話： 0599-87823577

福建坤澤工程項目管理有限公司

2024年3月28日更正日期：2024年03月28日

三、其他補充事宜

四、凡對本次公告內容提出詢問，請按以下方式聯系。

1.采購人信息

名 稱：順昌縣農業機械化發展中心

地址：順昌縣城南中路45號

聯系方式：朱承亭13695053001

2.采購代理機構信息

名 稱：福建坤澤工程項目管理有限公司

地 址：順昌縣城西西寧門小區a區5棟一樓

聯系方式：小馮15105002290

3.項目聯系方式

項目聯系人：小馮

電 話： 0599-7823577