在行業最負盛名的展會德國慕尼黑寶馬展即將來臨之際，行業內的大小企業參展商們按耐不住辦展方的盛意邀請，欲帶著新年的好運氣，在盛會中有所斬獲。然而，俗話說：欲速則不達，先知而后行，方可無往而不利！行業專家也稱參展是一項“系統工程”，環環相扣，不能有絲毫馬虎，否則，將會功敗垂成與旦夕之間。總之，行業優秀展會的乘數效應且不必談，單是參展商如何正確的參展，想必眾多參展商早已各有己見。本文與您共同剖解這項“系統工程”的方方面面，給您提供詳盡的參展參考。

　?。ㄒ唬﹨⒄股倘绾芜x展

　　參加展覽會是是企業最重要的營銷方式之一，也是企業開辟新市場的首選方式。在同一時間、同一地點使某一行業中最重要的生產廠家和購買者集中到一起，這種機會在其它場合是找不到的。通過參加展覽會，人們可以迅速全面地了解市場行情。許多工商企業正是借助展覽會這個渠道，向國內外客戶試銷新產品、推出新品牌，同時通過與世界各地買家的接觸，了解誰是真正的客戶，行業的發展趨勢如何，最終達到推銷產品、占領市場的目的。

　　了解特性

　　若要充分利用展覽會，必須了解展覽會的特性。展覽會別于其它營銷方式。它是唯一充分利用人體所有感官的營活動，人們通過展覽會對產品的認知是最全面、最深刻的。同時，展覽會又是一個中立場所，不屬于買賣任何一方私有。從心理學角度看，這種環境易使人產生獨立感，從而以積極、平等的態度進行談判。這種高度競爭而充分自由的氣氛，正是企業在開拓市場時最需要的。

　　同時，展覽會又是一項極為復雜的系統工程，受制因素很多。從制定計劃、市場調研、展位選擇、展品征集、報關運輸、客戶邀請、展場布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運，形成了一個互相影響互相制約的有機整體，任何一個環節的失誤，都會直接影響展覽活動的效果。如果對展覽會的這引起特性了解不夠，即使展出者花費了大量的人力物力，也未必能達到預期的效果。

　　明確目標

　　企業的參展目標通常有以下幾種：樹立、維護公司形象；開發市場和尋找新客戶；介紹新產品或服務；物色代理商、批發商或合資伙伴；銷售成交；研究當地市場、開發新產品等等。德國展覽協會根據市場營銷理論將參展目標歸納為：基本目標、產品目標、價格目標、宣傳目標和銷售目標五類。企業可能會同時抱有幾種目的，但在參展之前務必確定主要目標，以便有針對性地制定具體方案，區分工作重點。

　　謹慎選擇

　　一般來說，企業在選擇展覽會時，應結合參展目的重點考慮以下幾個因素：

　　1、展會性質。每個展覽會都有不同的性質，從展覽目的可分為形象展和商業展；從行業設置可分為行業展與綜合展；按觀眾構成可分為公眾展與專業展；按貿易方式可分為零售展與訂貨展；以展出者劃分，又有綜合展、貿易展、消費展……凡此種種，不一而足。在發達國家，不同性質的展覽會界限分明。但是在發展中國家，由于受到經濟環境和展覽業水平的限制，往往難有準確的劃分。參展商應結合自身需要，謹慎選擇。

　　2、知名度。現代展覽業發展到今天，每個行業的展覽都形成了自己的“龍頭老大”，成為買家不可不去的地方，如：芝加哥工具展、米蘭時裝展、漢諾威工業博覽會、廣州全國出口商品交易會等。通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大。如果參加的是一個新的展覽會，則要看主辦者是誰，在行業中的號召力如何。名氣大的展覽會往往收費較高，為節省費用，可與人合租展位，即使如此，效果也會好于參加那些不知名的小展覽會。

　　3、展覽內容?，F代展覽業的一大特點是日趨專業化，同一主題的展覽會可細分為許多小的專業展。例如，同樣是有關啤酒的展覽會，其具體的展出內容可能是麥芽和啤酒花，可能是釀造工藝，可能是生產設備，可能是包裝材料或技術，也有可能是一場品牌大戰。參展商事先一定要了解清楚，以免“誤入岐途”。

　　4、時間。任何產品都具有自己的生命周期。即新生、發育、成熟、飽和、衰退五個階段。展出效率與產品周期之間有一定的規律。對于普通產品而言，在新生和發育階段，展會有事半功倍的效果；在成熟和飽和階段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退階段，展出往往會勞而無功。

　　5、地點。參加展覽會的最終目的是為了向該地區推銷產品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區是否自己的目標市場，是否有潛在購買力。必要時可先進行一番市場調查。曾經有一個拖鞋的廠家，想當然地認為非洲天氣熱則非洲人一定推銷產品。到了那邊才發現，并非天氣熱不假，但那里的超級大國百姓平時根本就不穿鞋

　?。ǘ﹨⒄股倘绾晤A算

　　當你想削減你的展會預算時，首要原則是你想保留什么？！

　　削減展會預算是一件兩難的事情。公司管理層只會要求你削減預算，但是什么項目該保留，什么可以削減他們不會有明確的指示。這個責任就由負責參展的人員來承擔。這不是一件容易的事情，因為如果作了錯誤的決定，可能首先就會影響你的工作。

　　對不同的公司和展會而言，決定削減哪一部分的預算是不同的，并沒有一個統一的標準。當決定什么該保留什么應該削減時，主管參展的經理就會陷入困境之中，某些項目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？

　　對某些公司來說，聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來說，招待會對于建立和維系客戶關系是必須的，因此，都不可削減。新聞發布會對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來說，使媒體不斷的對公司的新產品和新服務保持關注是公司戰略的重要組成部分。

　　無論是什么行業的企業以及企業的參展戰略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預算規律中學些什么，這是從許多次的實驗和錯誤中總結出來的削減預算的重要規律。

　　可以削減的預算

　　在我們討論什么費用必須支出之前，讓我們先看看什么費用容易削減。有幾種方式可供選擇。

　　1、盡量減少贈品的費用

　　現場的展會管理者對此可能會有抱怨，但他們會理解的。無論如何，贈送會使你產生這樣的想法“這個人可能不是我們的目標客戶”，英特爾公司一位曾經負責參展的專家這么認為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項目。英特爾公司在展會上用于贈送的花費從5000美元到3萬美元不等，特別在一些大型展會上，比如：在COMDEX上。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個展會并送出相應的贈品，那么可能節約的費用將達到6位數。

　　即使你沒有參加那么多展會，你也可以計算一下在贈品方面節約的費用：根據最近的一項調查，贈品是提高預算的典型開支，經常占到展會預算的8——12%。英特爾參加COMDEX展會時在贈品上花費了大約3萬美元，占總的參展費用的1．5％。

　　2、降低展位清潔服務的費用

　　在一些小的展位上，比如說，10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經驗的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因為過了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個展會可以節約1800美元到10000美元，而且也不會降低展位活動的水準。

　　3、不租植物

　　從這一項你可以節約250美元到1800美元。有的公司一年可以節約5000美元，展位也不會顯得沒有生氣。

　　4、展位上少裝電話

　　展位上的電話能滿足需要就行了。通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷，如果少裝幾門電話就能減少很多費用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經批準的長途電話。

　　不可削減的費用

　　每一個老練的展會管理者都會有自己的經典原則，決定什么花銷是必須的，參展商也可以從這些經驗中學到更多。

　　1、保證工作的穩定性和連續性

　　這是參展致勝的法寶，一位資深的市場傳訊經理認為，參展商必須保證年復一年展會工作之間的關聯性。如果不注重這個規律，工作將充滿了不確定性。參展后跟蹤客戶將使你知道什么展會是高回報的，什么展會你可以不參加。如果參展商有一次沒有追蹤客戶信息，那么下次可能要花幾年的時間恢復這個信息并要多花成百上千的錢。

　　2、持高水準的銷售團隊聚會

　　這是一條非常關鍵的經驗，作為參展商一定要花時間面對客戶。不能削減客戶與你的管理層，關鍵銷售人員以及市場人員的會面機會。貿易展會是一種有效的與客戶溝通的方式。比如說在Comdex展會上，英特爾公司的市場分析家要與來自世界各地的100多位客戶面談。如果要送一位高層管理人員去客戶所在的地方會面，平均每一次旅程大約需要花費5000美元。而在Comdex上一位管理人員可以會見25個重要客戶，這一項就可大約節約10萬美元。在展會上公司高層與客戶見面能夠節約多少錢是很難估算的。想象一下，如果有10位公司高層管理人員在展會上與100位客戶見面，將節約多少費用。這么估算一下，貿易展會是一個很便宜的與客戶接洽的機會。

　　3、重點產品的展示推廣費用不可少

　　重點產品信息的發布和宣傳費用是不可缺少的。展會現場是發布產品信息的重要場所。當然，新聞媒體也能做到這一點，但是客戶不能親眼看到產品，也不能親身體驗新產品。不過，不是所有的展會都能做到讓顧客對公司以及公司的產品有直觀的認識。有經驗的參展商會花一筆錢雇傭受過訓練的專業人員，他們能夠用最有效的方式展示公司的明星產品，用最少的時間獲得最多的回饋，這筆預算是不可節約的。

　　4、殷勤招待客戶

　　在展會上讓你的客戶高興是參展的主要理由之一。所以殷勤招待客戶的費用不可少。參展商也許需要為此舉辦一些酒會或者活動用來加固與客戶之間的聯系。一位參展商這么說到：客戶是我們參展的理由，也是我們做生意的理由。

　?。ㄈ┱骨叭绾涡麄?

　　參展本身是一種宣傳，要充分利用展會短暫而寶貴的時間集中造勢，參展企業必須做好產品介紹：

　　圖片及公司手冊：可讓參觀者進一步了解展示產品以外的產品資訊，除此之外，廠商可在會場向采購商提供錄影帶、光盤、產品單頁彩頁、價目表等，企業及經銷人的名片必不可少。（注意以上各種載體上電話號碼、網址、傳呼、郵編、地址等基本聯絡要素不能遺漏。）

　　廣告宣傳：廣告宣傳在整個展覽過程中扮演主要角色，參展商應在展覽會前在行業的專業雜志以及展覽會刊上刊登廣告及自己產品的特別報道。最好提前將刊有自己產品彩頁的專業雜志寄給目前及潛在的顧客群，并附信提醒顧客，這些產品將于展會上展出，同時贈上展會人場券或貴賓卡，附注自己的攤位號，使客商感到十分榮幸來展會參觀。

　　網頁宣傳：參展廠商亦可在參展前，制作自己的宣傳網頁在網上做宣傳并做鏈接，提高自己產品的知名度，并與自己的客戶在網上探討技術問題，相約在展覽期間的會談。

　　以上種種展前準備工作，只要各參展企業根據自身情況充分、細致地予以實施，就必定會在國內、國際專業大展上取得成功。

　?。ㄋ模┱骨叭绾尾颊?/P>

　　在一些大型展會上或場館中，常有某些參展企業分攤到較小的展示空間，加上采光或照明等不足，給展臺的設計增加了很大難度。這就需要展臺設計師想方設法改變不利條件和因素，否則將導致整個展示活動的失敗。如何利用現有的不利條件而取得較好的展示效果呢？

　　首先，設計師要像建筑師一樣，具有空間的設計、組織與駕馭的技能，使小展臺變“大”。具體可采用以下幾種辦法：

　　1、為使展位“亮”起來，可采用燈箱式結構。

　　采用K8系統（八棱柱展架）或三通插接式框架結構，鑲裝白色有機玻璃，內部安裝直管型熒光燈，可使展位通體透明，令人感到輕巧明快，且展位形象突出，可吸引觀眾注意力。

　　2、展廳環境可采用整體照片和局部照片相結合的方式。

　　如展廳較矮，可在頂棚上安裝成組的格柵燈，排成行或方格網?；蚴褂貌蹮粽彰鞣绞秸樟另斉?。還可使用直管型熒光燈做成大面積的發光頂棚。更可運用先進的“場致發光”照明技術，使整個場地的天棚、墻面和地面都亮起來。此外，在靠墻展柜的背部和底部，在展臺的下部，也加裝直管型熒光燈或霓虹燈。這樣，展臺會令人感覺比較寬闊、高大，改變原來的壓抑、沉悶感。

　　3、空間界面和展示通道宜選白色或淺靚色。

　　白色和淺靚色用于墻棚表面或道具以及隔斷的外表，會增大空間的寬闊感。而用深重色彩，會令人感到空間狹小、心情憋悶憂郁。

　　4、在展位造型設計上采用小尺度。

　　在較小的展示空間中，絕不可將展位形體和展示道具搞得過大，而應與展示空間的尺度相協調。在尺度選定上應以上體尺度的依據，要讓觀眾感到親切舒暢。

　　5、減少展示道具的數量。

　　展廳小，展品陳列密度一定要小、少，而通道則要寬大，以保證觀眾的人身安全并使展廳顯得寬闊。

　　6、展品擺放造型要簡潔和整體性強。

　　不論是展位形象，還是展品等道具的外型，要盡量的“整”和“簡”絕對避免繁雜和瑣碎的造型，一定要鮮明、簡潔、大方，讓人看后心情舒暢。這一點尤為重要。

　　7、不用或少用裝飾紋樣。

　　展廳小，不宜使用許多大尺度和色彩濃重強烈的圖案紋飾，因為這些紋樣的襯托會讓人感覺展廳“變”得更小，并會喧賓奪主?？捎靡稽c兒單獨紋樣（如標志、題花、尾花等）。如果非用大面積圖案不可，則一定要選用小碎花圖案，而且色彩要淺。

　　8、采用少而精和重點突出的手法。

　　小空間里的展示，一定要精選展品，選最典型最具代表性的；而且對這些展品也應區別對待、主次分明，在展示方式、襯色選擇、照明質量和藝術手法上，也應有所區別，而不能是千篇一律的形式。

　?。ㄎ澹┱怪谐銎嬷苿?

　　攤位地點的選擇選擇合適的場地是參展計劃中重要的一部分。首先須考慮的是人群流動的方式，了解人潮在整個展覽會場移動的方向，再依此挑選攤位。舉例而言，通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區，而展廳圓柱及上貨區則有阻礙人潮的潛在問題。

　　如果自己的攤位設在了競爭對手隔壁時，參展商要將攤位有效利用，以展示自己產品有利于競爭者的地方。如果在展覽期間要使用懸掛牌示、高加架或罩蓋等需架高物品，則須選擇有足夠高度的地點，避免其影響可見度。此外集團化公司或企業間也可組團參加展覽，一來可壯大聲勢，擴大影響；二來也可在展覽會場上開設專館，展示品牌。

　　展覽人員的培訓通常展覽人員都將注意力放在為參展者提供資料信息上，卻忽視了企業參展的真正目的，將手冊、贈品及樣品擺放在桌上任參觀者自動拿走后離開，這不僅無法有效了解客戶及市場信息，也非參展的目的。他們常因缺乏發問技巧而錯過一些重要信息。要避免這一問題就要進行展覽前的培訓及準備工作。很重要的一點是參與展覽的人員需樂于跟陌生人交談，并了解他們的需要，會將事先準備好的企業印刷品或精致小禮品適時發送給潛力客戶，達到營銷的最終目的。圖片及公司手冊可讓參觀者進一步了解展示產品以外的產品資訊。此外，參展商還可在會場提供錄像帶、模型、產品展示名片（明確列出電話號碼、網址、傳真、郵寄住址等信息），擴大宣傳效果。

　　展臺創意與裝飾大部分展覽會提供給參展商天花板聚光燈，或自己準備攜帶式照明系統。根據產業調查，照明可將展品認知度有效提高30％至50％。另外，選用少量、大幅的展示圖片，以創造出強烈的視覺效果。太過密集或太小的圖片都是不易讀取的，同時限制了宣傳文字的使用。要將圖片在視線以上的地方開始放置，并且使用大膽而搶眼的顏色，避免使用易融入背景的中性色彩，這樣使展臺從遠距離便可突現出來。此外，參展商在采用傳統方式依賴大規模場地展覽的同時，一定要突出創新設計，以吸引觀眾。要依展臺大小而選擇合適的展示用品及參展產品，避免過度擁擠或空洞。

　?。┱怪袑崿F目標

　　在現代營銷中，展覽會所特有的企業形象整體宣傳、新產品營銷、專業信息收集、展開企業公關等重要功能已越來越被企業管理與經營者認同。因此，我國的會展業在參展企業與主辦單位互動中出現了蓬勃發展的趨勢，會展業的相關產業鏈也逐步形成與完善，展會呈現出專業細分、精品薈萃的大趨勢。

　　參加展覽會，提升企業知名度，宣傳與推介新產品已成這企業重要經營戰略的一部分。如何有效地充分利用展覽會，將展覽會成為現代企業最佳的銷售與營銷工具，實現企業的長期經營目標，是許多企業關注的核心問題。在我們辦展的實踐中，筆者就企業參展效果歸納了以下方面參展商應注意的事項，以改善企業參展的效果：展覽會期間，除與客戶洽談商務外，應堅持站立參展。因為，展覽會期間坐在展位上，你給買家與專業觀眾將留下不想被人打擾的印象。買家與專業觀眾產生這種印象后，他們就會感覺你對潛在客戶不夠重視與熱情。因此，會影響他們的對企業產品及相關服務的選擇。

　　1、堅持參展期間，參展商在有限的展位空間，不應看閑書與報刊。應充分把握機會引起對方對企業與產品的注意，吸引買家與專業觀眾停下來，對企業與產品進行咨詢，精神飽滿地回答有關問題，提升他們的信心。如你在看報紙或雜志，機會也就因此會從身邊流失。

　　2、參展工作期間，展會上應杜絕隨意吃喝現象。因為，這種粗俗、邋遢和事不關已的表現會使所有潛在客戶對參展企業產生極差的印象，繼面影響他們對參展商的企業文化、管理水平、員工素質、產品質量的評估，導致對企業與產品的不信任。

　　3、關注與發現每一個潛在客戶（買家與專業觀眾）是參展商參展的重要目標。應竭力避免怠慢潛在客戶的行為，哪怕是幾秒鐘。顯而易見，誰都不喜歡有被怠慢的感覺。如你工作正忙，不仿先與客戶打個招呼或讓他加入你們的交談。如你在與參展伙伴或隔壁展位的人談話，這時應自覺立即停止。

　　4、參展期間，要注意打手機的方式與時間。不恰當的電話，每一分鐘就會相應減少與潛在客戶交流的時間。從面直接影響企業在展會上的業務目標。在展會上，既便只能找到一個好的潛在客戶，也是一種成功。而不恰當打手機，往往可能會使你與客戶失之交臂。

　　5、展會上發資料，要注意合適的方法。首先宣傳資料費用不菲，更何況企業不樂意將成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。怎樣才能將價值不菲的信息送到真正需要的潛在客戶手上呢？郵寄，便是一個較好的方法。在展會上，你可告訴潛在客戶，無意讓他帶太多宣傳品，加重他的行程負擔。展會后，你會按他要求的材料寄給他。這樣做參展商可以一舉多得：既表明參展商的專業性；同時又可以用信跟進的方法，加深印象；也有好的理由做電話或EMAIL的系列追蹤。

　　6、展會上，對買家與專業觀眾，不要以貌取人。展覽會上唯一要注重儀表的是參展單位的工作人員，客戶都會按自己的意愿盡量穿著隨便些，如牛仔褲、運動衫、便褲，什么樣的都有。所以，顧客的穿著與參展的效果沒有直接影響。

　　7、在展位上應創造一個溫馨、開放、吸引人的氛圍，而不要形成與兩個或更多參展伙伴或其他非潛在客戶群聚閑聊的氣氛，使走近展位的每一位買家與專業觀眾感到無所適從。

　　8、要熱情地宣傳自己的企業和產品，宣傳時要做到感染力與滿腔熱情并存。在買家與專業觀眾看來，你就代表著你的企業。你的言行舉止和神情都會對參觀者認識你的企業產生極大的影響。

　　9、努力記住潛在客戶的名字并能做到善用。人們都喜歡別人喊自己的名字。在談話中不時提到，會讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，念出他們的名字。遇到難讀的字，還可以詢問，以此來加深相互地了解與認識。使用適當，你便有可能輕松地與潛在客戶建立良好的關系。

　　10、參加展會前，要盡量多了解行業間的競爭對手。盡可能搜集有關競爭對手的資料，每個參展人員應分配任務，每人去摸清一、二個參展競爭對手的情況。通過參觀競爭對手的展位，了解他們推出的新產品。努力搜集一切有助自己事業的信息，如對方的定價、產品比較、付款條件、交貨方式等等。研究競爭對手是展覽會的獨特之處，這不僅是由于專業客戶會來找你并提供相關信息，更是因為你的競爭對手就在同一空間中展覽，大量信息就在眼前。這是進行現場調研和信息收集的絕好機會。如果參展商能花時間走遍展會的每個角落，表現得象展會的主人一樣，收獲就會頗豐。攜帶相機和記事本，盡可能多地采集信息。調查競爭對手，找找自己的產品、銷售人員、展品、宣傳資料、顧客評價和展會前的營銷策略及其在實施效果方面的差距。

　　展會期間，媒體也許會到你的展位找新聞。因此，一定要安排專人作為企業與媒體的聯系人，以確保對企業的宣傳口徑始終如一。如果每個參展的工作人員都可以與新聞界交談，那么將會有很多困擾。因為無論對員工的訓練如何有素，保持統一的口徑也是不容易的。

　　（七）國外參展漫談

　　隨著對外經濟貿易交往的逐步擴大，國外形形式式的展覽會吸引了眾多欲將產品拓展到海外去的企業。作為國際商貿活動的一種重要形式，出國參展不但為國內企業擴大商務接觸面，開闊視野，而且是尋求最佳供貨廠商與合作對象的最佳機會。

　　到哪些國家去參展？

　　目前，我國企業出國展覽已成為熱點，如法蘭福春秋季消費品博覽會、科隆五金工具展覽會、米蘭馬契夫展覽會、芝加哥五金展覽會、迪拜春秋季國際博覽會等等，取得的貿易效果顯著。去年，我國企業到海外參加國際展覽會的國家有60多個，其中德國以73個參展項目而成為我國企業參展的首選。歐洲、北美、日本是我國出國參展的傳統市場，目前也正在開拓亞洲、非洲、拉美，東歐和獨聯體市場。

　　出國參加展覽會的步驟

　　由于涉及到展品出口、兌換外匯等問題，一般來說，企業要出國參加展覽會必須由經國家批準的有出展權的主辦單位來組織。目前，全國有200家這樣的主辦單位，包括貿促會系統（地方分會與行業分會）、各地經貿委、大型外貿工貿總公司、大型商會等。一般企業可通過這些主辦單位的全年組展計劃，了解可出國參加展覽會概況，并要向這些單位交納一定費用。

　　參加出國展覽要注意些什么？

　　1、企業選擇展覽會應和自身的營銷、出口目標結合起來。一般來說，參加專業性的大型有影響的展覽會要比綜合性的博覽會效果好些。

　　2、由于現代專業展覽業細分化程度越來越高，企業參加時，展品應注意和展覽會的主題相一致。

　　3、參展人員應為懂外語業務人員，以利于談判。

　　4、應將樣品、貨單及宣傳材料準備齊全，如有條件，應在參展前對目標客戶發出邀請來參觀自已的展位，以取得更好的展示與貿易效果。

　　報名參加國外展會的時間應該如何掌握？

　　國外的大部分展會均在頭一年的展會結束后就會開始下一年的招展。對中國的展商而言，由于牽扯到境外付款、簽證申請及展品國際運輸等復雜環節，最好能在展會開幕前至少半年就進行報名，熱門展會的報名更是越早越好。像參加國內展一樣提前一兩個月報名是不可行的，首先很多持因公護照申請簽證的國內主管部門審批程序就需要近兩個月。另外，展品通常需要在展會前兩個月就要準備出運了，如果報名太晚，勢必會帶來很大風險或根本就無法出運展品。

　　如何參加海外展可以獲中小企業參展補貼？

　　國家和很多地方政府都對參加海外展覽會的公司給予補貼。目前一些地方政府的補貼額度和到位的時間都好于中央政府。企業可以向當地有關部門申請參展補貼。國家中小企業補貼有一定的申請標準：

　　展覽會不屬于商務部每年列出的熱點展覽會

　　展團參展公司數量達到10個

　　中小企業補貼的時間跨度為一年，即本年補貼上年審批合格的項目，因為該項資金被列為財政部的國庫支出，審批標準比較嚴格且周期較長。因此我們對熱點展覽會以外的組展項目都提前申請了國家中小企業參展補貼，參加這些項目的參展公司都有機會獲得國家中小企業出國參展補貼。