隨著工程造價咨詢機構改制的全面完成和我國加入WTO后，工程造價咨詢機構的執業環境發生深刻的變化，對其執業質量要求也越來越高，檔案管理制度作為造價咨詢機構每年年檢的必要內部建設制度，理應受到造價咨詢單位的高度重視，這是規范咨詢機構執業行為的一項基礎性工作，也是咨詢機構“以質量求生存，以質量求發展”的具體體現。首先，我們來看一看工程造價檔案工作的對象：收集、整理、保管、利用具有保存價值的資料；下面，我們著重論述工程造價咨詢機構檔案的作用和如何做好檔案管理工作。
（一）、工程造價咨詢機構檔案的重要作用
工程造價檔案是國家全部檔案的一部分，具有檔案的一切屬性，同時也有自身的作用性。
（1）、作為工程造價資料的組成部分，為工程建設提供服務和借鑒。
1991年11月，建設部印發了《關于工程造價資料積累制度的幾點意見》，標志著工程造價資料積累制度的正式建立。工程造價資料積累制度是工程造價計價依據的基礎性工作，對于加強我國工程造價管理，合理確定和有效控制工程造價具有十分重要的作用。造價咨詢檔案作為工程造價資料的組成部分，同樣為政府投資決策、造價管理部門各類定額的編制、施工企業制定內部消耗量定額以及建設單位確定工程各項經濟指標，以及研究同類工程造價變化規律等許多方面發揮著作用。它提供的技術數據和技術指標直接服務于工程建設，促進社會經濟的發展。
（2）、工程造價咨詢檔案是防范審計風險，減少法律責任的重要保證。
工程造價檔案以各種文字、圖表和多媒體、電子文件等多種形式表現，是工程造價咨詢機構在執業過程中的歷史記錄。規范完整的造價咨詢檔案，在咨詢機構同委托單位及被審核單位相互間發生雙邊或多邊經濟糾紛、產生法律訴訟時，可就此依據檔案所記載的內容，作為法律事實，來證明單方、雙方或多方的責任，明確各方的過失，最大限度的降低審計風險和以其減少承擔的法律責任，從而維護造價咨詢機構的權利和經濟利益。
（3）、工程造價咨詢檔案是企業強化內部管理和提高審核質量的重要環節。
工程造價咨詢檔案制度的完善、標準與否，反映其內部管理制度和審核質量的高低，它規范著造價咨詢單位的執業行為，促使其建立責任追究體制。結合當前實際，我們更應充分認識到由于目前造價咨詢市場還存在各種弊端，造價咨詢機構片面追求經濟利益，執業行為達不到國家和省有關文件的要求，專職人員和兼職人員執業素質高低不同，這就要求造價咨詢機構做好檔案管理工作，讓其成為保證審核質量的強有力屏障，同時也是對主審人員和輔助審核人員一種制度上的管理和約束，起到事后監督（事后控制）的作用。
（二）、造價咨詢機構如何做好檔案管理工作
《中華人民共和國檔案法》第三章第十六條明確規定：“集體所有的和國家所有的對國家和社會具有保存價值或應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。”這就決定了造價咨詢檔案由其自己管理。造價咨詢機構只有從人員、制度、機構等方面入手，才能做好檔案管理工作，具體講：
（1）、建立、健全檔案管理規章制度，規范標準，使檔案工作制度化。
造價咨詢機構應依照《中華人民共和國檔案法》的有關規定，建立、健全檔案管理的各項規章制度，這些制度包括：檔案收集制度、統計制度、保密制度、借閱制度和庫房管理制度以及檔案管理人員守則等，這些制度同樣應在嚴格統一規范的技術標準下，按照工程造價檔案所包含的內容來進行。只有檔案制度的建立、健全，才可能使工作人員有規可依、有章可循，真正做到檔案管理工作的制度化。
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